El éxito de una asamblea de copropietarios se mide por la calidad de los acuerdos alcanzados y por su apego y coherencia con las normas legales que rigen a los condominios. La convocatoria a una asamblea, siendo el primer paso para la celebración de estas sesiones, tiene un papel vital por cuanto es la primera aproximación de los condóminos con los asuntos que se van a resolver.
Si quieres saber cómo hacer una convocatoria efectiva, sigue a los siguientes pasos:
- La formalidad ante todo. Una convocatoria debe seguir estrictamente lo establecido en el Art. 37 del Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal. Es decir, debe ser realizada por escrito, con ocho días (mínimo) de anticipación a la fecha de la sesión, y deberá expresar claramente el lugar, la fecha, la hora y los asuntos a tratarse (orden del día).
- Claridad en el orden del día. Muchas veces el orden del día suele enunciar vagamente el tema que se piensa tratar en la sesión de asamblea, por ejemplo: “pintura del edificio”. Este hábito de querer resumir el orden del día es innecesario y hasta contraproducente. Evita caer en estos errores y utiliza un verbo (o los que sean necesarios) que aclare al lector de la convocatoria que es lo que se piensa hacer en la sesión, por ejemplo: “conocimiento y resolución sobre propuestas de servicios de pintura de la fachada del edificio”.
- Guerra avisada no mata soldados. Seamos honestos, no somos el ejemplo de puntualidad y eso se ve reflejado en la asistencia a las sesiones de asambleas de copropietarios. Por lo general los vecinos no acuden a tiempo y ello afecta al normal desarrollo de la asamblea puesto que se no puede conformar quorum y, consecuentemente, no pueden instalarse en sesión. Por ello, es importante que en la comunicación que extienda el Presidente se mencione al Art. 39 del Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal y se incluya un párrafo en donde se menciona a la segunda convocatoria; la cual consiste en facultad de instalarse en asamblea general, con el número de copropietarios presentes, una vez que hayan transcurrido 60 minutos desde la hora definida en la convocatoria original. Ten presente que, si una asamblea se instala en segunda convocatoria, sus resoluciones tendrán los mismos efectos legales como si fuese instalada en primera convocatoria: sus decisiones afectan a todos, hayan o no asistido a la sesión.
- Aprobación de actas en la misma sesión. Es muy común que dentro de los condominios las actas se aprueben en la siguiente sesión, sin embargo, esta práctica contradice lo establecido en el Art. 43 del Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal. Según la norma, las actas de las asambleas deben ser aprobadas en la misma sesión (al finalizar) y deberán ser firmadas por el Presidente y el Secretario.
En el siguiente artículo seguiremos abordando más consejos para hacer una correcta convocatoria a una asamblea general de copropietarios.