En ocasiones, la necesidad de respuestas rápidas y eficientes a los problemas del bien bajo propiedad horizontal hace que administradores y directivos pierdan de vista la formalidad de los procesos internos del condominio. Las sesiones de asambleas no deben tratarse como reuniones de amigos; éstas son el espacio para el ejercicio de los derechos de voz y voto de los copropietarios, por ende, su desarrollo debe cumplir con ciertos requisitos que garantizan su eficacia jurídica.
A continuación, revisaremos los principales pasos que deben seguirse para llevar a cabo una asamblea de copropietarios:
- Paso 1. Constatación del quorum. A la hora señalada en la convocatoria, el presidente solicitará al secretario que constate el quorum. Si hay quorum (más de la mitad de las alícuotas del condominio) se instalará la sesión. Si no hay el número suficiente de copropietarios, el presidente instalará la sesión en segunda convocatoria, 60 minutos después de la hora convocada originalmente. Recuerda que la constatación del quorum no es un punto del orden del día, es una formalidad previa a la instalación de la sesión.
- Paso 2. Lectura del orden del día. El presidente solicita al secretario que dé lectura al orden del día. Si la sesión se instaló en primera convocatoria, los copropietarios pueden mocionar para que se modifique el orden del día. Una vez aprobado el orden del día se procederá a tratarlo. Recuerda que si la asamblea se instaló en segunda convocatoria no se puede modificar el orden del día. En este punto también se suele dar lectura a la correspondencia recibida, si la hubiere.
- Paso 3. Resolución de los puntos del orden del día. El presidente enunciará cada punto del orden del día y procederá a exponerlo y someterlo a votación. Este paso requiere de liderazgo y voz de mando por parte del presidente, especialmente para ordenar las intervenciones y no dejar que las discusiones de los condóminos afecten el normal desarrollo de la sesión. Las resoluciones deben ser claras, directas y aplicables. El secretario, por su parte, deberá incluir en el acta las resoluciones, lo más importante de las exposiciones y aquello que ha sido solicitado expresamente que conste en actas.
- Paso 4. Redacción del acta. Una vez que se han tratado los puntos del orden del día, el presidente podrá dar un receso (10 – 15 minutos) para redactar el acta de la sesión. Cuando esté lista, el presidente dará lectura al documento y lo someterá a aprobación de la asamblea. El acta deberá ser firmada por el presidente y el secretario y tendrá como documento habilitante el registro de asistencia de condóminos que participaron en la sesión.
- Paso 5. Sin más puntos por tratar, el presidente señala la hora y da por terminada la sesión.
Recuerda que, además de la asamblea en pleno, son dos los actores que participan en la dirección y desarrollo de una sesión: el presidente y el secretario. El presidente es quien dirige la sesión, ordena que se constate el quorum, solicita que se dé lectura al orden día, somete a votación los puntos del orden del día, da la palabra a quienes desean participar, establece puntos de orden y suscribe el acta de cada sesión, entre sus principales funciones. El secretario, por su parte, se encarga de todo lo operativo de la sesión. Da cumplimiento a lo solicitado por el presidente, redacta el acta y la suscribe.
Sigue estos pasos y lleva a cabo tu sesión de asamblea sin miedo a olvidar alguna formalidad importante.