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¿Cómo hacer correctamente una convocatoria a una sesión de Asamblea General de Copropietarios? II Parte

Continuando con el artículo anterior, seguiremos revisando algunos prácticos consejos para hacer una correcta convocatoria a una sesión de Asamblea de Copropietarios:

Calidad antes que cantidad. Con esto nos referimos que es preferible contar con pocos copropietarios asistentes con derecho a voto, a tener una asistencia masiva de condóminos inhabilitados para votar. Para tener más copropietarios en goce de todos sus derechos, previo a la celebración de la sesión de Asamblea haz una gestión de cobranza para que quienes estén en mora se puedan igualar en el pago de sus expensas y así puedan ejercer su derecho a voto.

  • Si no puedes ir, delega. En muchos condominios se impide la participación de arrendatarios (familiares, usuarios) en las Asambleas de Copropietarios, lo cual no es recomendable por cuanto la falta de asistencia a las sesiones es un mal común en todos los condominios. Si bien los llamados a reunirse en Asamblea son los copropietarios, la asistencia a estas sesiones por representación es complemente legal. Para instrumentar esta delegación es preciso acogerse a lo dispuesto en el Art. 40 del Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal, es decir, que el copropietario dirija una carta al Administrador/Presidente en la que conste su identificación y la de la persona que va a participar en la sesión, en su lugar.

  • La convocatoria escrita no es suficiente. Como ya lo señalamos en la primera parte de este artículo, la convocatoria debe seguir el proceso definido en el Art. 37 del Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal. Sin perjuicio de ello, con el fin de garantizar la mayor asistencia de copropietarios a la sesión de Asamblea, debes reforzar la convocatoria con recordatorios utilizado otros canales de comunicación, como mensajes de texto, grupos de difusión, carteleras, chats grupales de redes sociales, entre otros. Recuerda, estos canales no reemplazan a la convocatoria formal, pero son herramientas prácticas que te ayudarán a darle seguimiento y fuerza.

Esperamos que estos consejos te sean de utilidad para poder convocar de manera eficiente a tu próxima sesión de Asamblea de Copropietarios. Sigue este blog y no te pierdas de más recomendaciones sobre el régimen de propiedad horizontal.

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Prepárate para la asamblea general ordinaria de copropietarios

Además de las obligaciones y actividades propias de todos los meses, enero suele ser tener un nivel de exigencia adicional porque es muy común que en estas fechas los administradores y directivos comiencen a preparar todo para su asamblea general ordinaria de copropietarios.

Pese a que legalmente la asamblea ordinaria puede realizarse dentro de los tres primeros meses del año, hacerlo cuanto antes siempre será mejor. Por ello, para que tu sesión ordinaria sea un éxito, sigue estos consejos:

  • Asamblea organizada, asamblea exitosa. Hay asambleas que duran 3 o 4 horas y que no llegan a ningún acuerdo. Asimismo, hay otras que duran 30 minutos y se resuelve todo el orden del día. Si bien pueden existir elementos no previstos en cada caso, un factor determinante para lograr la eficiencia en estas sesiones es la organización. Con ello no nos estamos refiriendo a los aspectos logísticos mínimos como la convocatoria y la preparación de la sala comunal, si no a la debida anticipación para la elaboración y difusión de informes, presupuestos, balances y demás documentos que los copropietarios deben conocer. Es ineficiente, e incluso poco estratégico, que en la misma sesión se presente por primera vez el presupuesto y el informe de labores sobre los que los copropietarios tendrán que decidir en ese momento. Si eres administrador, envía con suficiente anticipación estos documentos para que puedas obtener la retroalimentación de los condóminos y llegar a la sesión con documentos conocidos y depurados.

  • Si no está escrito, no existe. Como administrador debes respaldar cada una de tus acciones y decisiones, por ello ten a mano los justificativos de los pagos, proformas, informes técnicos y de garantías, para poder responder a las preguntas de los copropietarios. Los condóminos pueden confiar en ti, pero basta que una vez no presentes respaldos reales de tus cuentas para que tu credibilidad y profesionalismo queden en tela de duda.

  • Ser bueno y parecer bueno. Puedes ser un excelente administrador, pero si los copropietarios no conocen todo lo que se ha hecho en el año, no van a mocionar (o respaldar) tu reelección. Informa periódicamente tus actividades y, al final de año, prepara un informe consolidado y objetivos de tu labor. Recuerda que más que por un carisma desbordante, un administrador es valorado por su eficacia y honestidad.

  • El presidente debe presidir. Aunque a primera vista parezca una verdad de Perogrullo, en la práctica sucede muy a menudo que el presidente de la asamblea no la preside. Con ello nos referimos a que no lidera la sesión ni hace que se respete el orden del día. La labor del presidente es vital para un correcto desarrollo de la sesión, pues vela que los puntos sean debidamente tratados y que la decisión de los copropietarios sea instrumentada a partir de un proceso democrático diligente, objetivo y transparente.

 Toma en cuenta estos consejos para que tu asamblea sea un éxito y puedas llegar a acuerdos inteligentes con los copropietarios.

 Autor:

Abg. Jonathan Gómez P.

Coordinador de producto

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Conflictos y negociación dentro de los condominios. Parte 2

Como pudimos ver en el artículo anterior, los conflictos dentro del condominio necesitan de una gestión sea oportuna, objetiva y eficiente. A continuación, veremos más consejos para emplearlos en nuestro condominio:

  • Aprende a manejar el tiempo. Un elemento clave para la acertada gestión de conflictos es el factor tiempo. Si bien estos deben ser atendidos rápidamente, esto no quiere decir que se tiene que sacrificar prudencia por oportunidad. El administrador deberá identificar el mejor momento para hacer el primer abordaje y establecer con las partes los pasos subsiguientes para encontrar una solución al problema. Recuerda, el resolver un conflicto de forma apresurada puede darte un resultado contraproducente.

  • Menos es más. Si bien esta frase originalmente fue acuñada para la arquitectura (Mies van der Rohe), vamos a usarla para señalar que mientras más sencilla es la solución, mejor es su aplicación y resultado. Asimismo, con esta frase nos referimos a que debemos evitar a toda costa incluir más actores, más “gestiones”, más reuniones de las estrictamente necesarias. Mientras más simple mantengamos el escenario, más claras serán nuestras propuestas de solución.

  • Nada es personal. Si llegamos a quitarle la carga personal (emocional) al conflicto, seguramente conseguiremos una mejor solución en mucho menos tiempo. Para ello, es necesario que identifiquemos claramente la necesidad o afectación y que trabajemos en la forma de satisfacerla o remediarla sin llegar centrarnos únicamente en el responsable. Trabajar sobre los hechos y no sobre los “culpables” nos ayuda a no perder de vista lo que realmente buscamos. De igual forma, evita que nos distraigamos de nuestro objetivo por dejarnos llevar por revanchas o venganzas que no solucionan nada.

Los conflictos son inherentes a la vida en condominio y no hay una fórmula mágica que los evite o solucione inmediatamente. Una eficiente gestión de los conflictos influye directamente en la calidad de vida de la comunidad y en la forma de organización de los vecinos, por ello, no descuides tus habilidades blandas y mejora tu forma de resolver los problemas dentro de tu condominio.

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Consejos para ser un mejor administrador de condominios

Si eres un experto administrador o recién estás comenzando en esta actividad, sigue estos consejos que te ayudarán en esta apasionante labor:

  • Ser y parecer. Un buen administrador no solo debe cumplir con eficiencia y oportunidad sus tareas, sino que además debe saber informar a los copropietarios sobre los procesos y los resultados. Por ejemplo, si se va a contratar un nuevo bien o servicio, es recomendable que se informe sobre el proceso, su justificación, las ofertas presentadas y el resultado de la evaluación de estas. De esta forma, los copropietarios siempre estarán al tanto del trabajo emprendido y no podrán aducir desconocimiento en el caso de alguna objeción posterior.

  • Cuentas claras, administrador para largo. Una de las principales causas que motivan el cambio de un administrador es la falta de transparencia en las cuentas del condominio. Si bien esto no significa necesariamente el encubrimiento de algún perjuicio financiero, el no rendir cuentas puede generar falta de confianza en los condóminos y resistencia al pago de las expensas. Los administradores deben rendir cuentas periódicamente y cada vez que sea requerido por la Asamblea. Ya sea por mera información o con el fin de tomar correctivos oportunos, transparentar las cuentas marca la diferencia entre una administración exitosa y una fallida.

  • Lo que sabemos es una gota de agua; lo que ignoramos es el océano. Esta frase original de Isaac Newton nos ayuda a entender que sin perjuicio de los muchos años de experiencia que tengamos en la administración de condominios, siempre hay algo más que aprender, mejorar o corregir.  Se debe tomar en cuenta que la administración de condominios requiere del conocimiento de varias profesiones por lo que es imperativo una constante capacitación en temas legales, contables, financieros y administrativos. Un buen administrador de condominios no es el que tiene una respuesta para todo, sino el que busca constantemente asesoría y/o capacitación para brindar un mejor servicio al condominio.

  • Si eres bueno en algo, jamás lo hagas gratis. Los administradores de condominios tienen a su cargo muchas responsabilidades que demandan tiempo y esfuerzo, por lo que es justo que exista una contraprestación económica por este servicio. Para tener una mejor cartera de condominios, el administrador deberá fijar una tarifa por sus servicios que sea coherente con las horas efectivamente dedicadas al conjunto, la complejidad de la comunidad a administrar y el valor de las expensas que percibe el condominio. Si bien en condominios pequeños es habitual nombrar administradores ad honorem (sin paga), es necesario reconsiderar esta modalidad ya que el encargo puede ser más exigente de lo originalmente previsto y el administrador necesitará ser compensado tarde o temprano.

  • Necesitas ser eficiente, no el mejor amigo de todos. Un administrador debe ser la encarnación de la eficiencia y del apego a la ley. Si bien el carisma puede ser un punto a favor, este no puede ser considerado como el mejor atributo. Si un administrador basa su gestión en “una desbordada amistad”, tarde o temprano esto dará pie a abusos y malentendidos. Un trato respetuoso, cordial y amable debe ser el canal de comunicaciones asertivas, directas, objetivas y sustentadas. Recuerda que cuando hay problemas en el condominio, por más “amistoso” que hayas sido como administrador, las responsabilidades recaerán en ti y solo un conocimiento claro de la ley y los procesos te podrá ayudar a salir del apuro.

La administración de condominios no es una empresa fácil. La disciplina y la precisión que demanda el trabajo administrativo es tan importante como la habilidad para manejar personas y conflictos. Si tienes a cargo un condominio, recuerda que su sostenibilidad organizativa y financiera depende de tu acertada gestión.

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Cuidados que debemos tomar dentro del condominio ante el Covid-19: Parte 2

Continuamos con nuestras recomendaciones para aplicar dentro del condominio. En este artículo revisaremos algunas de las inquietudes que tienen nuestros lectores sobre la administración de condominios durante la emergencia sanitaria causada por el COVID-19.   

Al igual que en los artículos anteriores, queremos aclarar que ni la Ley de Propiedad Horizontal ni su Reglamento General tienen disposiciones expresas que puedan normar la conducta de los condóminos en emergencias sanitarias de esta magnitud. Por ello, apelamos directamente al sentido común, a la empatía y a la responsabilidad de cada vecino para salir de esta tragedia fortalecidos como comunidad.

  • Toma de decisiones. Dada la coyuntura sanitaria actual, las decisiones oportunas y responsables dentro de los condominios son indispensables para evitar que estos se vuelvan focos de contagio de COVID-19. Sin embargo, es preciso que estas decisiones no sean arbitrarias, abusivas, sobre dimensionadas, o peor aún, que lesionen derechos de los copropietarios y/o usuarios en general. En primer lugar, debemos recordar que las decisiones deben ser tomadas por los órganos de administración del condominio, es decir, el administrador, la directiva o la asamblea general; y, que el alcance de cada una de estas decisiones debe estar de acuerdo con sus respectivas competencias. Por ejemplo, el administrador no podrá por sí solo resolver el aumento o disminución del valor de las expensas, ya que esta es una competencia exclusiva de la asamblea general (Art. 45 literal “c” del Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal). Asimismo, la asamblea general no necesita reunirse para tomar decisiones operativas, tomando en cuenta que para ello está el administrador (Art. 60 literales “a”, “b” y “s” del Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal).

Otro punto que debemos tener muy en cuenta es que las decisiones que se toman desde el condominio deben precautelar la seguridad de los copropietarios y ocupantes del inmueble declarado en propiedad horizontal, pero sin llegar a excesos o abusos, como impedir el acceso de vecinos a sus bienes exclusivos por razones de profesión, lugar de nacimiento, estado de salud o condición socio económica. Las decisiones del condominio deben estar orientadas a definir protocolos de bio seguridad, sanitización de áreas comunes, dotación de materiales e insumos de desinfección para el personal y, en especial, a crear una cultura de cuidado entre vecinos.

Dentro de una comunidad tan próxima como lo es el condominio, el miedo, el desconocimiento y la indiferencia pueden ser elementos muy peligrosos al momento de tomar decisiones. Estos factores hacen que seamos discriminatorios, abusivos o irresponsables, en su orden. Para evitar tomar decisiones equivocadas, antes de resolver cualquier cosa debes tener la certeza de tu competencia dentro de condominio y de que dicha decisión no vulnera ninguna disposición legal, ni atenta contra los derechos de copropietarios o usuarios. Para ello, ten a mano la Ley y el Reglamento de Propiedad Horizontal, el reglamento interno de tu condominio (si lo tiene), las resoluciones de las autoridades nacionales y locales, y las recomendaciones de las organizaciones de salud competentes.

Recuerda que las decisiones que se toman dentro del condominio no deben basarse en especulaciones o en mociones alarmistas. Estas necesitan tener una motivación legal y técnica que les permita ser defendidas en el caso del cuestionamiento de algún vecino.

Es tiempo de priorizar nuestras responsabilidades y asumir el papel de actores propositivos dentro nuestros edificios y conjuntos residenciales. Saldremos de esta emergencia juntos, como condominio, como comunidad.