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¿Por qué es importante nombrar un buen administrador en el condominio?

Parecería una pregunta retórica, pero en la práctica es más común de lo que nos imaginamos el subestimar la importancia de elegir un buen administrador para nuestro condominio.

Además de ser el representante legal, el administrador cumple funciones tan variadas como medulares dentro de la comunidad de copropietarios.

Si quieres conocer porqué debemos tomarnos en serio el nombramiento del administrador, toma en cuenta lo siguiente:

Es quien maneja el dinero del condominio. El administrador es el encargado de cobrar las expensas y pagar a los proveedores del condominio. De él depende que los servicios comunales estén al día y que puedas disfrutar de ellos con normalidad. Asimismo, el administrador es quien lleva las cuentas del condominio y responde por el mal uso de los recursos.

Cumple y hace cumplir las normas. No solo ejerce las facultades definidas en el Art. 60 del Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal, además se encarga de hacer que todos los copropietarios y usuarios cumplan con las normas del condominio.

Es el secretario de la asamblea. El administrador desempeña las funciones de secretario dentro de las sesiones de asamblea y directorio. Su trabajo no se limita a asistir a las sesiones; él es el encargado de que estas se desarrollen eficientemente y que lo resuelto quede instrumentado en actas conforme a la norma.

Prepara informes, presupuestos y propuestas de reglamentos. Su trabajo no solo es de ejecución. Además de llevar a cabo las disposiciones de la asamblea, el administrador pone a su consideración la información que esta necesita para tomar decisiones sustentadas y en beneficio de los copropietarios.

 Resuelve conflictos. Al ser uno de los órganos de administración del condominio, los copropietarios pueden acudir al administrador para ventilar un conflicto que requiera de un tercero neutral.

 Es quien toma las decisiones urgentes. En caso de una emergencia o un imprevisto, el administrador es el llamado a decidir sobre lo que debe hacerse sin esperar la aprobación de la asamblea o directorio.

Como pudiste ver, el administrador es una pieza clave en la organización del condominio. Antes de nombrar un administrador en tu condominio, recuerda todas las responsabilidades que este tendrá y que es necesario que cuente con suficiente formación y experiencia para asumir esta tarea.

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¿Qué hacer con los malos vecinos dentro de un condominio? Parte 2

Con esta segunda parte cerraremos con broche de oro este artículo haciendo una breve identificación de más perfiles de malos vecinos que habitan nuestro condominio. Leamos detenidamente su descripción para saber qué podemos hacer con ellos desde nuestro cargo de administrador:

El vecino contreras: Este vecino se opone a todo lo que se propone en el condominio. Y cuando me refiero a todo, es a todo. Sin distinguir si es bueno o malo, este vecino siempre va a encontrar un problema, real o imaginario, a cualquier iniciativa. Si bien la solución más sencilla puede ser no prestarles mucha atención a sus objeciones, el problema puede agravarse cuando sus inconformidades hacen eco en más vecinos. Para evitar que este vecino genere más problemas, es recomendable incluirlo estratégicamente en los procesos de toma de decisiones. De esta forma él será parte de las iniciativas y esto ayudará a que disminuya su oposición.

 El vecino tiburón sin miedo al éxito: Este vecino se caracteriza por querer hacer negocio de todo y con todos, lo cual, en estricto sentido no sería un problema siempre que esto no comprometa las finanzas del condominio. Por lo general, está muy pendiente de los procesos de contratación de bienes y servicios del condominio para, en el momento oportuno, desacreditar las propuestas presentadas y, en su lugar, ofrecer las suyas o “recomendar” a sus amigos. Asimismo, este vecino suele proponer trueques o “negocios” a la directiva o al administrador para compensar el pago de las expensas.  Para tratar con este vecino es preciso tener en claro que él siempre va a priorizar su beneficio propio por sobre el del condominio, por ello no es saludable tenerlo como proveedor. Para evitar esto, se recomienda que la asamblea apruebe un instructivo o emita una resolución en la que se normen los procesos de contratación y se establezcan concursos abiertos, transparentes y sin conflicto de intereses.  

El vecino de cristal: Este vecino es el vivo ejemplo de la extrema sensibilidad. No se le puede reclamar nada porque todo lo ve como una ofensa o una vulneración de sus derechos. Generalmente piensa que su accionar es perfecto y que todo el mundo debe estar consciente de ello y estar agradecido de tenerlo en el condominio. A menudo presenta reclamos escandalosos a la administración y empapela ascensores y carteleras con quejas e indirectas en contra de otros copropietarios. Se ve a sí mismo como el “deber ser” del vecino y condiciona o presiona al administrador para que las decisiones sean a su medida y beneficio. Este tipo de vecino suele compartir características con el “vecino abusivo” y el “vecino jurisconsulto” y su participación en las asambleas las vuelve largas y poco eficientes. Para tratar con este vecino es necesario tratarlo con respeto y cortesía, pero sin atenciones preferentes. El administrador debe procurar no caer en su juego y siempre tener en mente que su labor es la de procurar el beneficio común y no la satisfacción de un vecino en particular.

Seguro en nuestro condominio tenemos algunos de estos vecinos y en lugar de ignorarlo debemos saber cómo tratar con él. Recuerda que todos los copropietarios tienen derechos, pero también obligaciones, y que nuestro éxito como administradores radica en saber manejar el equilibrio entre estas dos. Nos vemos en una próxima entrega con más consejos para vivir mejor en comunidad.

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¿Qué hacer con los malos vecinos dentro de un condominio?

Esta pregunta es recurrente y, sinceramente, difícil de responder. No solo porque no existe una sola respuesta, sino porque la categoría de “mal vecino” es muy amplia y sujeta a interpretaciones subjetivas. Para evitarnos tan sensible tarea, procuraremos incluir en esta categoría a aquellos vecinos que por su accionar afectan a la convivencia dentro del condominio.

Dicho esto, identifiquemos algunos ejemplos de malos vecinos y revisemos qué podemos hacer al respecto desde nuestro cargo de administrador:

  • El vecino moroso: Este vecino generalmente piensa que el pago de las expensas es un acto de generosidad. Asimismo, justifica su falta de pago por estar en desacuerdo con las decisiones que se toman. Para tratar con él, como administradores debemos ser firmes y fundamentar nuestra gestión de cobro en la Ley y Reglamento General de Propiedad Horizontal. Recordemos que, si el vecino moroso no paga por las buenas, siempre se puede iniciar un proceso judicial ejecutivo o monitorio para el cobro de las expensas vencidas.
  • El vecino abusivo: Este vecino, por su parte, piensa que todo el condominio es una extensión de su casa o departamento, por ello, suele adornar los pasillos de su piso con zapateras, cuadros, macetas, entre otras cosas. Asimismo, suele ocupar las gradas de emergencia para guardar coches de bebé, cilindros de gas o cartones. A vecinos como este debemos llamarles la atención por escrito citando las partes pertinentes del Art. 12 del Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal y sancionándoles con las multas definidas en nuestro reglamento interno.
  • El vecino jurisconsulto: Este vecino se caracteriza por intimidar a todo el mundo con su “vasto” conocimiento de leyes reales e inventadas. Suele citar cosas como “derechos adquiridos”, “declararse en rebeldía” o “violación de derechos humanos y constitucionales” para evitar cumplir con sus obligaciones para con el condominio. Para lidiar con vecinos así, en primer lugar, no debemos caer en su juego. Recordemos que nuestra mejor herramienta es tener un conocimiento claro de la Ley y Reglamento de Propiedad Horizontal. La próxima vez que este vecino trate de atemorizarnos con esta estrategia, preparemos una respuesta en derecho y vayamos desmintiendo punto por punto sus objeciones.
  • El vecino iluminado: Por experiencia, este tipo de vecinos es uno de los más peligrosos. Si bien comparte características con el vecino jurisconsulto, se diferencia de este por su carisma e innegables “buenas intenciones”. Generalmente llegan al directorio o a liderar un bando de vecinos con ideas o propuestas, en el mejor de los casos, medianamente acertadas, pero altamente populares. Esto hace que en poco tiempo se vuelvan “expertos” en el manejo de condominios y que acaparen la presidencia o administración por muchos años. Para evitar tener vecinos así lo mejor es capacitar a todos los copropietarios en el régimen legal de propiedad horizontal y procurar definir procesos electorales internos que promuevan la alternabilidad y participación democrática de todos.

En la próxima entrega continuaremos revisando más perfiles de malos vecinos y cómo lidiar con ellos en el condominio.

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Recomendaciones para empezar bien el año en condominios

Como sucede con los nuevos ciclos, el inicio del nuevo año trae energías renovadas y expectativas para el periodo por venir. Sin embargo, la consecución de los objetivos planteados se logra con las acciones implementadas desde el primer día y el trabajo constante. En este sentido, sea que se trate de un proyecto personal o de la administración de un condominio, la planificación constituye la herramienta más importante para guiar el accionar diario hacia el logro de las metas propuestas, así como para prever posibles contingencias ante eventos no previstos.

Con el objetivo de ayudar a planificar la administración del condominio para el nuevo año, desde Fundación Bien-Estar hemos preparado algunas recomendaciones que pueden facilitar esta importante tarea:

  • Preparar el respectivo informe de gestión del trabajo realizado por la administración durante el año anterior. En él debe incluirse un análisis comparativo entre las actividades programadas y las ejecutadas durante el periodo de tiempo analizado, así como también, el detalle de los gastos presupuestados y los realizados. Este informe deberá presentarse ante la Asamblea de Copropietarios cuando esta se reúna, pero es importante tenerlo listo con anticipación.
  • Revisar las instalaciones del edificio o conjunto habitacional para identificar posibles daños que requieran intervención urgente, o bien equipos y espacios a los que se debe dar mantenimiento, así como también, aquellas obras de mejora que podrían implementarse.
  • Presupuestar los arreglos o mejoras identificados en el recorrido a las instalaciones. En este aspecto, es importante contar con, al menos, tres proformas de proveedores distintos para que puedan ser analizadas por la asamblea previo a su aprobación.
  • Preparar el presupuesto anual con base en los gastos corrientes y aquellas inversiones que deben hacerse para solventar los arreglos o mejoras necesarios. Este presupuesto debe incluir la reserva del 5% (como mínimo) establecida en el Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal.
  • Revisar el registro de pagos de expensas y aplicar acciones de cobranza para recuperar los fondos pendientes de pago, de esta manera el condominio iniciará el nuevo periodo con los recursos necesarios para ejecutar su planificación.
  • Actualizar la información de contacto de copropietarios y arrendatarios para mantener canales de comunicación activos. Esto resulta también muy importante para que la administración pueda actuar en casos de emergencia.
  • Preparar la documentación pertinente para la actualización de nombramientos de la persona encargada de la Administración y/o Presidencia, proceso que debe realizarse anualmente.
  • Preparar documentación y planificar con la directiva la convocatoria para la primera asamblea ordinaria de copropietarios.

Siguiendo estas sencillas, pero importantes recomendaciones, la transición para el nuevo año en el condominio se desarrollará sin inconvenientes y quedarán sentadas las bases de organización para los meses siguientes. De esta manera, tanto la Administración, como los copropietarios estarán mejor preparados para afrontar el trabajo y los imprevistos que pudieran surgir en este nuevo periodo.

Abg. Jonathan Gómez – Coordinador de Acompañamiento social

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Recomendaciones para una convivencia tranquila durante las fiestas

Debido a las celebraciones de Navidad y fin de año, las últimas semanas de diciembre suelen estar marcadas por la algarabía y espíritu festivo. Sin embargo, esta es una época en la que también se evidencian gran cantidad de conflictos y accidentes de todo tipo debido, en gran medida, al mismo ánimo de fiesta y los descuidos que este conlleva.

Hacer de estas festividades una época de reconciliación o de conflicto depende de las actitudes y comportamientos que adoptemos para con nosotros mismos y para con las personas de nuestro entorno. Esto resulta particularmente importante para quienes viven en edificios o conjuntos residenciales, puesto que en estos casos las acciones de cada persona impactan directamente en la vida de sus vecinos.

En este sentido y conscientes de que estas fechas pueden servir para estrechar los lazos vecinales y superar diferencias o desacuerdos surgidos durante el año, hemos preparado algunas recomendaciones que pueden ayudar a mejorar la convivencia vecinal durante las fiestas que nos aprestamos a celebrar.

  1. Seamos solidarios. Para serlo no es necesario que invirtamos en cosas materiales, basta con que mantengamos una actitud de respeto y empatía con nuestros vecinos. Recordemos que no todas las personas son igual de afortunadas, no todas tienen motivos de celebración, más aún en medio de la difícil situación humana, social y económica que atravesamos producto de la pandemia de COVID-19. Muchas personas han perdido a uno o varios de sus seres queridos, muchos están enfermos y otros tantos han perdido sus trabajos. Por esta razón, en estas fiestas, más que nunca, ser solidarios y empáticos con las realidades ajenas es muy importante. Saludar, sonreír, escuchar e incluso perdonar actitudes hostiles son algunas sencillas acciones y actitudes que podemos tener para con nuestros vecinos en esta época.
  2. Compartamos actividades. Las festividades que se avecinan son una excelente opción para estrechar los lazos vecinales. Organizar algún evento en las áreas comunales, como novenas o un agasajo navideño para los niños, permite a los vecinos compartir en un ambiente distendido, crear nuevas amistades y, en general, compartir tiempo para conocer a las personas con las que convivimos y con quienes pocas veces coincidimos. Otra buena idea es organizar a los condóminos para hacer alguna labor social, como donar juguetes, ropa o caramelos a familias menos favorecidas.
  3. Respetemos las necesidades ajenas. Como mencionamos antes, no todas las personas están en las mismas condiciones de festejar, por ello, si nosotros tenemos la fortuna de hacerlo no olvidemos a nuestros vecinos y celebremos con mesura y respeto. Esto incluye, por ejemplo: controlar el ruido que nuestras reuniones o fiestas generan, respetar horarios (los demás vecinos pueden necesitar descansar), no obstaculizar las vías de acceso o parqueaderos con los vehículos de nuestros invitados, utilizar los espacios propios y comunes adecuadamente, recoger la basura producida y colocarla en el lugar indicado, etc.
  4. Precautelemos el bienestar de todos. En este sentido, es importante recordar que seguimos viviendo una época de pandemia y por tanto es nuestra obligación mantener los cuidados y medidas de bioseguridad necesarios para precautelar la salud propia, la de nuestros familiares y la de todos nuestros vecinos. Evitemos aglomeraciones y reuniones multitudinarias, usemos en todo momento mascarilla, mantengamos un adecuado aseo de manos y superficies y procuremos mantener una distancia prudente para evitar contagios y propagación del virus.
  5. Evitemos el uso de pirotecnia. Esta recomendación tiene relación con todas las anteriores. Además del riesgo que este tipo de productos implican para quienes los manipulan y para todos quienes comparten su entorno, el ruido y contaminación que generan afectan directamente el bienestar de todo el condominio. Un tema especialmente importante es el peligro que sufren las mascotas con el estallido de la pirotecnia, que puede causarles daños de salud severos e incluso la muerte. Si nosotros no tenemos mascotas o a las nuestras no les afecta, recordemos que convivimos con otras familias cuyas mascotas pueden resultar afectadas. Seamos solidarios.

El seguir estas sencillas recomendaciones puede hacer la diferencia entre vivir unas fiestas en tranquila convivencia o convertirlas en el inicio de nuevos o peores conflictos entre vecinos. Procuremos, por tanto, actuar de manera que las fiestas que nos aprestamos a celebrar sean motivo de alegría para toda nuestra comunidad.

Desde Fundación Bien-Estar nos sumamos al deseo de paz, salud y armonía para estas festividades y esperamos que esta época sea aprovechada como un espacio de reflexión y solidaridad que permita mantener una convivencia vecinal saludable y corresponsable.

Abg. Jonathan Gómez – Coordinador de producto

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Los niños en el condominio

En este blog se ha hablado mucho de los conflictos que se generan dentro del condominio. Hemos tratado temas administrativos y profundizado sobre los aspectos legales de las decisiones y actuaciones de los copropietarios. En resumen, hemos dado consejos y soluciones para problemas de adultos, pero, en todo esto, ¿en dónde quedan los niños?

Los copropietarios, en su vertiginosa carrera por atender lo urgente, frecuentemente olvidan lo importante. Por ello, en esta edición hablaremos acerca de los niños en el condominio.

Si quieres que los niños de tu condominio tengan una mejor experiencia viviendo en comunidad, sigue los siguientes consejos:

  • Piensa en ellos al tomar decisiones. Las sesiones de asambleas generalmente están llenas de adultos discutiendo sobre quién tiene la razón. Incluso cuando estos debates giran alrededor de las áreas comunes que usan los niños, su criterio no es tomado en cuenta sino el del adulto que “cree” que su idea es la mejor para estos. Para hacer un ejercicio práctico pregúntate cuántas veces en tu condominio se les ha preguntado a los niños sobre la forma en la que quieren ver los espacios comunes.
  • No seas un mal ejemplo. Es alarmante el número de peleas y hechos de violencia que se generan en un condominio por desacuerdos entre vecinos. Algunos de estos son el resultado del escalamiento de un problema entre niños que no fue inteligentemente atendido. Evita ser de aquellos padres que, escudados bajo una “ferviente paternidad”, buscan resolver los problemas a golpes y escándalos. Si tu hijo tiene un problema con otro niño y crees que necesite de tu intervención, haz un acercamiento educado y prudente con el otro padre para buscar una solución.
  • Educa al niño y no tendrás que castigar al hombre. Esta frase la dijo Pitágoras hace más de 2000 años y hoy sigue tan vigente como en aquel momento. No esperes que los niños actúen de la forma en la que tú quieres si tú no has hecho nada para educarlo. Es fácil, e irresponsable, solo quejarse de los niños y sus travesuras. Contrario a la tendencia, es preciso que cada condominio destine tiempo y esfuerzos para educarlos y hacerlos sentir importantes dentro de la comunidad. Para ello, organiza una minga para que puedan ayudar en el cuidado de las áreas verdes; crea una pequeña biblioteca con libros infantiles donados por los vecinos; destina un porcentaje del presupuesto para adecuar un espacio más cómodo y funcional para los niños, entre otras iniciativas.

Recuerda que los niños son tan importantes dentro del condominio como lo eres tú, solo que su desventaja está en que no todos los escuchan. Si quieres que tu condominio sea un mejor lugar para vivir, piensa también en los niños al momento de actuar y tomar decisiones.

Abg. Jonathan Gómez – Coordinador de producto

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Las mascotas en el condominio

Cada vez es más común ver como perros y gatos se vuelven parte de nuestras familias. Contrario a lo que ocurría en el pasado, actualmente los animales de compañía tienen más acceso a espacios públicos y colectivos, habitan las zonas internas de nuestras viviendas y se han convertido en actores visibles dentro de nuestra comunidad.

Esta nueva forma de ver y tratar a los animales evidencia un claro avance en el reconocimiento de sus derechos. Sin perjuicio de este muy positivo cambio, el respeto hacia los animales y nuestros deberes para con estos sigue siendo una deuda pendiente de la sociedad.

Para conocer cómo cuidar a los animales domésticos dentro del condominio sigue estos consejos:

  • Las mascotas no son culpables. Nunca maltrates a un animal por haber cometido alguna travesura o por estar deambulando libremente por el condominio. Recuerda que los animales obran por instinto y que no actúan con maldad. Si las acciones de algún animal ocasionaron un perjuicio a ti o a un bien común, informa de este particular al propietario del animal para que responda por lo ocurrido.
  • Si no tienes tiempo ni disciplina, no tengas mascotas. Tener un perro en un condominio amerita mucha paciencia y trabajo. Para que un perro tenga un carácter apacible y un comportamiento tranquilo, y no se vuelva una molestia para los vecinos, su dueño debe dedicarle el tiempo suficiente para darle afecto, asearlo y hacer que socialice con otras personas y animales. Si piensas tener un perro para dejarlo en tu departamento encerrado y nunca sacarlo a pasear, es mejor que no lo tengas ya que es un trato, además de egoísta, irresponsable.
  • El que no te gusten las mascotas no te da derecho de impedir que tus vecinos tengan una. Nadie puede impedir que tengas una mascota en tu unidad vivienda. Sin embargo, si deseas tener una debes cuidar que esta cuente con las condiciones necesarias para una vida saludable. Es decir, no debes tenerla amarrada o abandonada en una terraza o balcón.
  • No olvides tus responsabilidades. Si vas a tener un perro en un condominio, este debe estar al día en sus vacunas y estar debidamente identificado con una placa que registre los datos de contacto del propietario. Asimismo, cuando lo saques a pasear, deberá usar siempre una correa y, en el caso de que ensucie cualquier área común o exclusiva, deberás limpiarla inmediatamente.

Las mascotas no son juguetes. Son seres vivos que merecen un trato respetuoso y lleno de amor. Cuídala y, en especial, cuida que tus acciones u omisiones como dueño no hagan que tu mascota la pase mal con tus vecinos. Cumple con tus obligaciones como dueño responsable y no olvides tus deberes como copropietario. 

Abg. Jonathan Gómez – Coordinador de producto

 

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Consejos para ser un mejor administrador de condominios

Si eres un experto administrador o recién estás comenzando en esta actividad, sigue estos consejos que te ayudarán en esta apasionante labor:

  • Ser y parecer. Un buen administrador no solo debe cumplir con eficiencia y oportunidad sus tareas, sino que además debe saber informar a los copropietarios sobre los procesos y los resultados. Por ejemplo, si se va a contratar un nuevo bien o servicio, es recomendable que se informe sobre el proceso, su justificación, las ofertas presentadas y el resultado de la evaluación de estas. De esta forma, los copropietarios siempre estarán al tanto del trabajo emprendido y no podrán aducir desconocimiento en el caso de alguna objeción posterior.

  • Cuentas claras, administrador para largo. Una de las principales causas que motivan el cambio de un administrador es la falta de transparencia en las cuentas del condominio. Si bien esto no significa necesariamente el encubrimiento de algún perjuicio financiero, el no rendir cuentas puede generar falta de confianza en los condóminos y resistencia al pago de las expensas. Los administradores deben rendir cuentas periódicamente y cada vez que sea requerido por la Asamblea. Ya sea por mera información o con el fin de tomar correctivos oportunos, transparentar las cuentas marca la diferencia entre una administración exitosa y una fallida.

  • Lo que sabemos es una gota de agua; lo que ignoramos es el océano. Esta frase original de Isaac Newton nos ayuda a entender que sin perjuicio de los muchos años de experiencia que tengamos en la administración de condominios, siempre hay algo más que aprender, mejorar o corregir.  Se debe tomar en cuenta que la administración de condominios requiere del conocimiento de varias profesiones por lo que es imperativo una constante capacitación en temas legales, contables, financieros y administrativos. Un buen administrador de condominios no es el que tiene una respuesta para todo, sino el que busca constantemente asesoría y/o capacitación para brindar un mejor servicio al condominio.

  • Si eres bueno en algo, jamás lo hagas gratis. Los administradores de condominios tienen a su cargo muchas responsabilidades que demandan tiempo y esfuerzo, por lo que es justo que exista una contraprestación económica por este servicio. Para tener una mejor cartera de condominios, el administrador deberá fijar una tarifa por sus servicios que sea coherente con las horas efectivamente dedicadas al conjunto, la complejidad de la comunidad a administrar y el valor de las expensas que percibe el condominio. Si bien en condominios pequeños es habitual nombrar administradores ad honorem (sin paga), es necesario reconsiderar esta modalidad ya que el encargo puede ser más exigente de lo originalmente previsto y el administrador necesitará ser compensado tarde o temprano.

  • Necesitas ser eficiente, no el mejor amigo de todos. Un administrador debe ser la encarnación de la eficiencia y del apego a la ley. Si bien el carisma puede ser un punto a favor, este no puede ser considerado como el mejor atributo. Si un administrador basa su gestión en “una desbordada amistad”, tarde o temprano esto dará pie a abusos y malentendidos. Un trato respetuoso, cordial y amable debe ser el canal de comunicaciones asertivas, directas, objetivas y sustentadas. Recuerda que cuando hay problemas en el condominio, por más “amistoso” que hayas sido como administrador, las responsabilidades recaerán en ti y solo un conocimiento claro de la ley y los procesos te podrá ayudar a salir del apuro.

La administración de condominios no es una empresa fácil. La disciplina y la precisión que demanda el trabajo administrativo es tan importante como la habilidad para manejar personas y conflictos. Si tienes a cargo un condominio, recuerda que su sostenibilidad organizativa y financiera depende de tu acertada gestión.