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¿Cómo cobrar las expensas efectivamente?

Cobrar las expensas es, sin lugar a duda, la gestión más delicada y demandante que está a cargo del administrador del condominio. Sobre todo, porque esta gestión no solo se limita a recibir el dinero de los condóminos, sino que comienza mucho antes con la elaboración de un presupuesto coherente con las necesidades del condominio y puede terminar en el inicio de las acciones legales en contra de los copropietarios morosos.

Para facilitar la gestión del cobro de las expensas, revisemos algunos consejos que pueden ser de mucha utilidad para realizar efectivamente esta tarea:

Sustenta el cobro y cuida la formalidad: Como sabemos, el cobro de las expensas nace de la obligación legal que tienen los copropietarios de contribuir al pago del mantenimiento, seguridad, administración y limpieza de los bienes comunes. Esto quiere decir que no es un “aporte voluntario”. Cuando vayas a cobrar, sustenta tu acción con las normas legales pertinentes para que el copropietario sepa que no se trata de algo discrecional. Asimismo, deja constancia del cobro mediante la entrega un recibo a nombre del copropietario.
No dejes pasar el tiempo. Cobrar a tiempo te permitirá mejorar tus probabilidades de éxito en esta gestión. Recuerda que debes cobrar las expensas dentro de los 10 primeros días de cada mes. Cada día que pase después del décimo día, tus probabilidades de cobrar van disminuyendo porque el copropietario va a perder el interés y porque la próxima expensa está por llegar y pueden acumularse haciendo la deuda aún más grande. Sé ordenado y programa tu cobranza a tiempo.
Sé cordial pero firme. Ten en cuenta que no vas a pedir un favor, estás haciendo que se cumpla una obligación. Como administrador debes ser respetuoso y cuidar mucho de la forma en la que abordas al copropietario, sin embargo, debes ser asertivo y firme en tu demanda de pago. El mensaje debe ser claro y no dejar ningún espacio de duda que haga creer al copropietario que puede pagar cuando quiera.
Cuida el dinero y recuerda tu papel. El administrador es el responsable de la custodia y del manejo prudente del dinero. Encárgate de que siempre esté en la cuenta bancaria del condominio y no dispongas de este como si se tratase una extensión de tus fondos propios. Además, ten en cuenta que si algo pasa con el dinero, tú, como administrador del condominio, eres legalmente responsable y podrías enfrentarte a procesos civiles e incluso penales.

Sabemos que la cobranza es difícil pero no imposible. Con orden y disciplina seguro adquirirás la capacidad de cobrar las expensas en mayor cantidad y en menor tiempo.

¿Cómo cobrar las expensas por vía judicial?

El cobro de las expensas es, sin riesgo de equivocación, una de las tareas más complicadas y con mayor impacto dentro de un condominio. Y no es por casualidad, ya que de su cabal ejecución depende la sostenibilidad financiera del condominio y, consecuentemente, su adecuado mantenimiento y seguridad.

Si creen que ya han agotado todas las vidas extrajudiciales y que es el momento de iniciar una demanda, les recomendamos, además de contratar un abogado de su confianza, seguir los siguientes pasos:

La cuantía es la que manda. Para que la asamblea de copropietarios decida sobre el inicio de acciones legales en contra de un copropietario moroso, es imprescindible analizar el costo beneficio de esta acción. Es decir, si la cuantía es relativamente baja, iniciar un juicio por ello sería poco eficiente.

Menos palabras más acción. Una práctica recurrente, y poco efectiva, es amenazar frecuentemente a los condóminos morosos sobre el inicio de acciones legales si no se pone al día con el pago de las expensas. Si un copropietario está en mora y la cuantía ya justifica el inicio de acciones legales, comienza a preparar los documentos para plantear la demanda. El solo quedarse en la amenaza reduce la credibilidad del administrador y no motiva al condómino a honrar sus deudas.

Cuida la formalidad del proceso. Para plantear una demanda es necesario asegurarse que los requisitos legales exigidos estén en orden. Por ello, vela que los documentos habilitantes (como la convocatoria y el acta de la asamblea de copropietarios que autoriza al administrador el inicio de acciones legales en contra del moroso) estén bien redactadas y conforme a lo que dispone la Ley y el Reglamento General de Propiedad Horizontal. Asimismo, la liquidación de las expensas debe ser clara y no tener errores en su cálculo. Procura tener toda la información posible del deudor: nombres completos, números de cédula, dirección de contacto, etc. Esto te ayudará en el momento de la notificación de la demanda.

No pactes en contra de los intereses del condominio. Es usual que una vez que el copropietario moroso ve que la demanda va en serio, este busque llegar a un acuerdo de pago antes de que se dicte sentencia. Si bien la balanza estaría a tu favor en ese momento, no debes acceder a convenios que no incluyan todo el capital y los intereses generados por la mora. A veces, por la emoción de concretar el pago, los administradores acceden a descuentos o compensaciones que, al final, no le convienen al conjunto.

Da seguimiento. Plantear una demanda de cobro de expensas vencidas (ya sea por vía ejecutiva o monitoria) es solo el inicio de un (medianamente largo) proceso judicial. En el camino seguramente vas a encontrar demoras en el sistema judicial que deberás sortear con decisión y, sobre todo, mucha constancia. Procura mantener una fluida comunicación con tu abogado para que te tenga al tanto del caso y que no deje de impulsar el proceso.

Toma en cuenta estas recomendaciones y verás que la cobranza judicial es la herramienta definitiva para que los copropietarios morosos paguen sus deudas para con el condominio.