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¿Cómo redactar un acta de sesión de asamblea de copropietarios?

Es muy común que la mayoría de los esfuerzos de administradores y directivos estén centrados en convocar y llevar a cabo una sesión de asamblea. Sin embargo, todo el trabajo empleado puede verse opacado si al momento de redactar la respectiva acta pasamos por alto formalidades importantes. Si quieres mejorar el contenido de tus actas, sigue estas recomendaciones:

 

  • La verdad y nada más que la verdad. Aunque esto puede estar sobrentendido, las actas son la reducción a texto de lo que se dijo y/o se hizo en una sesión. Es decir, no se puede cambiar, añadir u omitir algo distinto a lo que realmente ocurrió. Recuerda que el acta no debe interpretar, mejorar o corregir, solo debe dejar constancia de lo que ocurrió y que fue relevante para el desarrollo de la sesión.
  • Incluye solo lo justo y necesario. Es frecuente que algunas de las intervenciones de los copropietarios dentro de las asambleas sean para expresar experiencias personales, malestares o anécdotas, que no tienen relación o no aportan al desarrollo del punto del orden del día. Cuando esto ocurra, no te desgastes transcribiendo con lujo de detalle dichas intervenciones. Recuerda que el acta recoge aquello que expresamente se solicita que conste en actas, lo medular de las exposiciones relacionadas a los puntos del orden del día y las resoluciones.
  • Apóyate en los anexos. Si dentro de los puntos del orden del día se tiene que presentar un informe, un balance o dar lectura a la correspondencia recibida, no transcribas este contenido al acta. En su lugar enlista lo más importante y señala que el contenido íntegro de dicho documento consta como anexo habilitante del acta. No olvides enumerar cada uno de los anexos.
  • Identifica claramente lo que se resolvió. El acta debe ser un documento de fácil lectura que le permita a cualquier persona entender qué se trató en la sesión de asamblea, y principalmente, qué fue lo que se resolvió. Para ello, es recomendable que la resolución adoptada esté escrita de tal forma que su ejecución y cumplimiento no estén sujetos a interpretaciones.
  • Cumple con las formalidades. Las actas de las sesiones de asamblea deben ser firmadas por el presidente y el secretario. Asimismo, debe constar la fecha de celebración y la hora a la que inicia y termina la sesión. Sin perjuicio de estos requisitos, el registro de asistencia de los copropietarios es parte integrante del acta.
  • Las actas son para siempre. Las actas del condominio recogen su historia, por ello deben ser archivadas con prolijidad. El encargado de tener las actas a su cargo, y bajo su responsabilidad, es el administrador.

Recuerda que las actas registran las decisiones de un condominio y que todos los copropietarios deben conocer su contenido. Ningún acta es secreta ni puede ser solo de conocimiento de algunos copropietarios.

Abg. Jonathan Gómez

 

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¿Cómo hacer correctamente una convocatoria a una sesión de Asamblea General de Copropietarios? Parte 1.

El éxito de una asamblea de copropietarios se mide por la calidad de los acuerdos alcanzados y por su apego y coherencia con las normas legales que rigen a los condominios. La convocatoria a una asamblea, siendo el primer paso para la celebración de estas sesiones, tiene un papel vital por cuanto es la primera aproximación de los condóminos con los asuntos que se van a resolver.

Si quieres saber cómo hacer una convocatoria efectiva, sigue a los siguientes pasos:

  • La formalidad ante todo. Una convocatoria debe seguir estrictamente lo establecido en el Art. 37 del Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal. Es decir, debe ser realizada por escrito, con ocho días (mínimo) de anticipación a la fecha de la sesión, y deberá expresar claramente el lugar, la fecha, la hora y los asuntos a tratarse (orden del día).

  • Claridad en el orden del día. Muchas veces el orden del día suele enunciar vagamente el tema que se piensa tratar en la sesión de asamblea, por ejemplo: “pintura del edificio”. Este hábito de querer resumir el orden del día es innecesario y hasta contraproducente. Evita caer en estos errores y utiliza un verbo (o los que sean necesarios) que aclare al lector de la convocatoria que es lo que se piensa hacer en la sesión, por ejemplo: “conocimiento y resolución sobre propuestas de servicios de pintura de la fachada del edificio”.

  • Guerra avisada no mata soldados. Seamos honestos, no somos el ejemplo de puntualidad y eso se ve reflejado en la asistencia a las sesiones de asambleas de copropietarios. Por lo general los vecinos no acuden a tiempo y ello afecta al normal desarrollo de la asamblea puesto que se no puede conformar quorum y, consecuentemente, no pueden instalarse en sesión. Por ello, es importante que en la comunicación que extienda el Presidente se mencione al Art. 39 del Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal y se incluya un párrafo en donde se menciona a la segunda convocatoria; la cual consiste en facultad de instalarse en asamblea general, con el número de copropietarios presentes, una vez que hayan transcurrido 60 minutos desde la hora definida en la convocatoria original. Ten presente que, si una asamblea se instala en segunda convocatoria, sus resoluciones tendrán los mismos efectos legales como si fuese instalada en primera convocatoria: sus decisiones afectan a todos, hayan o no asistido a la sesión.

  • Aprobación de actas en la misma sesión. Es muy común que dentro de los condominios las actas se aprueben en la siguiente sesión, sin embargo, esta práctica contradice lo establecido en el Art. 43 del Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal. Según la norma, las actas de las asambleas deben ser aprobadas en la misma sesión (al finalizar) y deberán ser firmadas por el Presidente y el Secretario.

En el siguiente artículo seguiremos abordando más consejos para hacer una correcta convocatoria a una asamblea general de copropietarios.

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¿Cómo hacer un Reglamento Interno de Copropiedad? Parte 2

Para concluir con esta entrega, revisaremos más consejos que debes tener en cuenta al momento de redactar un Reglamento Interno de Copropiedad:

  • No trates de inventar el agua tibia. Es muy común que la oportunidad de construir una norma dispare nuestra creatividad y nos impulse a crear procesos, derechos y prohibiciones que creemos que cambiarán para siempre el régimen de propiedad horizontal. Ten mucho cuidado de caer en esta ilusión/tentación y solo desarrolla las regulaciones que son necesarias para “ajustar” las normas nacionales a la realidad de tu condominio. Recuerda que ningún reglamento interno podrá irse en contra de lo que disponen las normas legales de mayor jerarquía.

  • El diablo está en los detalles. Una norma excesivamente detallada puede ser un dolor de cabeza para quien la lee y para quien la ejecuta. Recuerda que cuando somos muy taxativos o específicos en el contenido del articulado, corremos el riesgo de dejar algún elemento fuera de nuestra regulación. Te sugerimos crear artículos claros y, en la medida de lo posible,  lo suficientemente generales para que el alcance de norma sea mayor y de más fácil aplicación.

  • Redacta ahora pensando en el mañana. Nada nos asegura que la realidad de hoy será la misma de mañana, por ende, no redactes un Reglamento Interno pensando solo en los problemas actuales. Tómate tu tiempo y proyecta en tu mente cuáles son los desafíos que deberá afrontar tu condominio a mediano y largo plazo. ¿Más copropietarios?, ¿más autos?, ¿más mascotas?, ¿más antenas satelitales?, ¿necesidad de medios telemáticos para llevar a cabo asambleas?… como ves, hay mucho que considerar para crear regulaciones que respondan a las necesidades futuras.

Recuerda que el Reglamento Interno de Copropiedad es solo un instrumento que será tan eficaz y positivo como la comunidad se lo permita. Crear un Reglamento Interno es una tarea muy importante y delicada que debe ser llevada a cabo con responsabilidad, compromiso y apego estricto a las normas que regulan el régimen de propiedad horizontal.

Esperamos que estos consejos te sean de utilidad y te permitan seguir construyendo mejores comunidades.  

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¿Cómo hacer un Reglamento Interno de Copropiedad? Parte 1

Esta suele ser una de las preguntas más frecuentes en nuestros cursos y consultorio legal, por lo que hemos creído importante elaborar dos artículos con su respuesta.

Antes de entrar en materia es preciso dejar de creer que el reglamento interno es la solución (mágica) a todos los problemas del condominio. Muchos condominios aprueban un nuevo reglamento interno con esa esperanza y tristemente, más temprano que tarde, se dan cuenta que la anhelada solución no llega. Esto sucede porque la mayoría de los problemas del condominio están relacionados con actitudes/valores que no pueden ser regulados por una norma como, por ejemplo: deficiente de cultura organizativa, irresponsabilidad naturalizada, falta de compromiso y escaso sentido de pertenencia.

Si en tu comunidad han podido trabajar en estas actitudes y lo que quieres es tener más y/o mejores regulaciones propias para tu condominio, los siguientes consejos te serán de mucha utilidad:

  • Leer antes de escribir. Hemos visto como muchos copropietarios pierden el entusiasmo cuando les damos este consejo. Antes de comenzar a redactar un reglamento interno es indispensable que administradores, directivos y copropietarios lean atentamente lo que dice la Ley de Propiedad Horizontal y su Reglamento General. Esto les evitará serios problemas posteriores e impedirá que regulen lo que no deben regular o que lo regulen mal.

  • Prepara el terreno. Es imposible crear un reglamento interno sin atender previamente a los problemas directivos y administrativos del condominio. Sin perjuicio de otras gestiones, toma en cuenta las siguientes: haz una encuesta e identifica los principales problemas que se deben regular; promueve una campaña para mejorar la asistencia a las asambleas; comunica los objetivos y beneficios de un nuevo reglamento interno; emprende una fuerte gestión de cobranza para que los vecinos estén habilitados para votar en la asamblea; e, identifica a vecinos comprometidos y responsables para que participen en la construcción del reglamento.

  • Dale tiempo al tiempo. Roma no se construyó en un día y tampoco el reglamento interno de tu condominio. No esperes que el documento se redacte rápidamente y que después sea aprobado a la misma velocidad. Generalmente este proceso toma semanas o meses para ser perfeccionado. Recuerda que para que un reglamento interno sea de obligatorio cumplimiento debe haber sido aprobado por las 2/3 partes de los copropietarios, protocolizado en una notaría del cantón e inscrito en el Registro de la Propiedad respectivo.

 En el próximo artículo terminaremos de revisar los principales consejos para hacer tu reglamento interno de copropiedad.

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¿Cómo cobrar las expensas por vía judicial?

El cobro de las expensas es, sin riesgo de equivocación, una de las tareas más complicadas y con mayor impacto dentro de un condominio. Y no es por casualidad, ya que de su cabal ejecución depende la sostenibilidad financiera del condominio y, consecuentemente, su adecuado mantenimiento y seguridad.

Si creen que ya han agotado todas las vidas extrajudiciales y que es el momento de iniciar una demanda, les recomendamos, además de contratar un abogado de su confianza, seguir los siguientes pasos:

  • La cuantía es la que manda. Para que la asamblea de copropietarios decida sobre el inicio de acciones legales en contra de un copropietario moroso, es imprescindible analizar el costo beneficio de esta acción. Es decir, si la cuantía es relativamente baja, iniciar un juicio por ello sería poco eficiente.

  • Menos palabras más acción. Una práctica recurrente, y poco efectiva, es amenazar frecuentemente a los condóminos morosos sobre el inicio de acciones legales si no se pone al día con el pago de las expensas. Si un copropietario está en mora y la cuantía ya justifica el inicio de acciones legales, comienza a preparar los documentos para plantear la demanda. El solo quedarse en la amenaza reduce la credibilidad del administrador y no motiva al condómino a honrar sus deudas.

  • Cuida la formalidad del proceso. Para plantear una demanda es necesario asegurarse que los requisitos legales exigidos estén en orden. Por ello, vela que los documentos habilitantes (como la convocatoria y el acta de la asamblea de copropietarios que autoriza al administrador el inicio de acciones legales en contra del moroso) estén bien redactadas y conforme a lo que dispone la Ley y el Reglamento General de Propiedad Horizontal. Asimismo, la liquidación de las expensas debe ser clara y no tener errores en su cálculo. Procura tener toda la información posible del deudor: nombres completos, números de cédula, dirección de contacto, etc. Esto te ayudará en el momento de la notificación de la demanda.

  • No pactes en contra de los intereses del condominio. Es usual que una vez que el copropietario moroso ve que la demanda va en serio, este busque llegar a un acuerdo de pago antes de que se dicte sentencia. Si bien la balanza estaría a tu favor en ese momento, no debes acceder a convenios que no incluyan todo el capital y los intereses generados por la mora. A veces, por la emoción de concretar el pago, los administradores acceden a descuentos o compensaciones que, al final, no le convienen al conjunto.

  • Da seguimiento. Plantear una demanda de cobro de expensas vencidas (ya sea por vía ejecutiva o monitoria) es solo el inicio de un (medianamente largo) proceso judicial. En el camino seguramente vas a encontrar demoras en el sistema judicial que deberás sortear con decisión y, sobre todo, mucha constancia. Procura mantener una fluida comunicación con tu abogado para que te tenga al tanto del caso y que no deje de impulsar el proceso.

Toma en cuenta estas recomendaciones y verás que la cobranza judicial es la herramienta definitiva para que los copropietarios morosos paguen sus deudas para con el condominio.

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Inquilinos y propiedad horizontal. Segunda parte

En la presente entrega continuaremos analizando algunas de las preguntas más frecuentes que se originan a partir de la relación de inquilinato en inmuebles bajo el régimen de propiedad horizontal.

¿Qué obligaciones tengo para con el condominio antes de dar en arriendo mi casa/departamento? El copropietario arrendador (dueño de casa) debe tener claro que antes de dar en arriendo su bien exclusivo (casa, departamento, oficina, local, etc.) debe cumplir con lo definido en el Art. 12 literal k) del Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal, es decir, obtener una certificación emitida por la administración del condominio que diga que se encuentra al día en el pago de sus obligaciones condominiales; en otras palabras, que no tiene deudas pendientes por concepto de expensas ordinarias, extraordinarias, multas, entre otros.

Asimismo, el Art. 20 literal h) de la norma citada anteriormente señala que es obligación del copropietario introducir en el contrato de arrendamiento una cláusula especial que diga que el arrendatario conoce y se somete expresamente al reglamento interno de copropiedad; conoce el valor de las expensas ordinarias y extraordinarias; y, conoce las normas y resoluciones generales anteriormente tomadas por la Asamblea General de Copropietarios y por los demás órganos de administración que conformen el condominio.

¿Puede la Administración negarle el uso de los bienes comunes a los arrendatarios o tratarlos de forma diferente? No. Los arrendatarios son parte de la vida del condominio y no debería existir ninguna discriminación en el uso de los bienes comunes. La única causal que puede limitar el uso de los bienes comunes es la mora en el pago de las expensas, la cual es aplicable tanto para copropietarios como usuarios a cualquier título.

¿Qué se debe considerar al momento de mudarse hacia una casa/departamento/local en condominio? Según lo dispuesto en la Disposición General Primera de la norma citada, para que la Administración autorice la mudanza hacia un bien sometido al régimen de propiedad horizontal es requisito indispensable que el copropietario demuestre que no existen obligaciones pendientes para con el condominio.

Como hemos podido ver, la relación entre arrendadores e inquilinos no solo se basa en los acuerdos que estos hayan pactado. La propiedad horizontal tiene regulaciones específicas sobre este tema y es necesario que los copropietarios, arrendatarios y administradores las conozcan para velar por una convivencia armónica entre vecinos. 

 

 

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Conflictos y negociación dentro de los condominios. Parte 1

Además de conocer los derechos y obligaciones que tiene dentro del inmueble bajo el régimen de propiedad horizontal, cada vecino debe armarse de paciencia y objetividad para manejar los distintos conflictos que se originan día a día en el condominio.

Como es sabido, los conflictos pueden ser oportunidades para mejorar las relaciones entre vecinos. Sin embargo, si estos no son manejados oportuna y adecuadamente, pueden generar serias afectaciones en la organización comunitaria. Sin el ánimo de romantizar al conflicto y de verlo como algo siempre positivo, es necesario comenzar a perderle el miedo y aprender a gestionarlo eficientemente para cuidar la sana convivencia y las relaciones vecinales.

Si eres administrador y quieres tener más herramientas para manejar un conflicto dentro de tu condominio, sigue los siguientes consejos:

  • No todo es negociable. Muchos vecinos emplean “estrategias de negociación” tan cuestionables que rayan en el abuso. Por ejemplo, condicionar el pago de la expensa al cumplimiento de tal o cual demanda, o, buscar que se extinga la totalidad de las obligaciones por el cumplimiento de solo una parte de ellas. Estos planteamientos, bastante comunes en los condominios, no pueden ser considerados en una negociación. Recordemos que las obligaciones establecidas en la ley no quedan a discreción del copropietario.

  • Relaciones por sobre acuerdos. Las negociaciones que llevamos a cabo dentro del condominio deben procurar obtener como resultado un alto nivel de satisfacción entre las partes y, sobre todo, cuidar que las relaciones entre estas no se vean afectadas. Más allá de conseguir un acuerdo que resuelva un problema de forma inmediata, es preciso evitar a toda costa que una de las partes se vea beneficiada a costa de la otra. Además de provocar insatisfacción en la parte afectada, la imagen del administrador quedará debilitada y susceptible a más reclamos y conflictos.

  • Verificación de fuentes y objetividad. Los administradores, al momento de gestionar un conflicto, no deben usar la información que han recibido de fuentes cuestionables como chismes y rumores. Para conocer los hechos, el administrador deberá acudir a cada una de las partes y obtener la información que necesita para poder construir, con los propios interesados, posibles soluciones al conflicto. Una vez que cuente con las dos versiones, deberá despojarse de estereotipos y sesgos y hará su mayor esfuerzo para crear un acuerdo sostenible y de beneficio mutuo.

En la siguiente publicación seguiremos con más consejos para manejar los conflictos dentro de un condominio.

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De vecinos a ciudadanos

La vivienda es el lugar en el que se desarrolla la vida familiar y personal de sus habitantes. Por ello, a su alrededor se desarrollan dinámicas con una fuerte carga humana y social que sobrepasa las relacionadas a sus características físicas y funciones estrictamente materiales. Ello conlleva también varias dificultades de convivencia con aquellas personas que, de un momento a otro, pasan a formar parte de nuestro día a día, los vecinos.

Por esta razón resulta tan importante atender la dimensión social alrededor de los proyectos de vivienda.

Beneficios del acompañamiento social

Entendida la familia como el núcleo de la sociedad y la vivienda como el núcleo físico de la ciudad, mejorar los comportamientos y actitudes vecinales, a largo plazo, se replicará en mejores comportamientos ciudadanos. Con esta premisa, Fundación Bien-Estar brinda asesoría y trabaja conscientemente en el desarrollo de relaciones estratégicas y sinergias que permitan a los habitantes de un condominio o conjunto habitacional conocer y hacer respetar sus derechos, así como también, cumplir y hacer cumplir los derechos de los demás.

Una convivencia sana se logra a partir de la toma de consciencia y respeto del otro. Las diferencias sociales y culturales, la poca o nula participación en la toma de decisiones dentro del conjunto habitacional, así como, la resistencia para asumir responsabilidades y compromisos son algunos de los principales problemas condominiales que pueden evitarse y resolverse por medio del trabajo de asesoría y acompañamiento social.

Comunidad y memoria.

La interacción vecinal constituye la base sobre la cual se consolidan las relaciones y lazos que unen e identifican a los miembros de un condominio o un barrio y estos permiten, a su vez, la creación de memorias individuales y colectivas.  

La creación de memoria es indispensable en los procesos de apropiación y empoderamiento de las personas para con el espacio físico que habitan. Por otro lado, el sentirse identificado con los demás permite reconocerse en ellos e identificar y diferenciar aquellos comportamientos que aportan a la comunidad y los que dificultan la convivencia. De esta manera, un vecino aprende a evitar las acciones que perjudican a la comunidad y a respetar la diferencia.

Del barrio a la ciudad

Para ser miembro de una comunidad es necesario adoptar los comportamientos de las personas que nos rodean. En este sentido, la importancia de construir y mantener relaciones vecinales saludables radica en que si se logra incentivar comportamientos positivos dentro del condominio, con el tiempo sus habitantes los adoptarán y convertirán en hábitos.

Estos comportamientos positivos, a su vez, se replicarán en otros espacios, primero en el barrio y, a escala más grande, en la ciudad, pues, todo individuo tiende a replicar su comportamiento fuera de la comunidad donde lo aprendió. Adicionalmente, la relación que existe entre derechos y obligaciones dentro de un condominio crea en los vecinos un sentimiento de responsabilidad compartida que, posteriormente, puede aplicarse en espacios más grandes como el barrio y, en última instancia, en la ciudad. De esta manera, una persona que aprende a ser buen vecino, tiende a comportarse como un buen ciudadano. Por ejemplo: si un vecino respeta los parqueaderos de su condominio, es muy probable que sea una persona que respeta las zonas de parqueo de la ciudad.

Cómo ser un buen vecino

Los comportamientos positivos de un buen vecino deben aprenderse. Para ello es necesario aplicar reglas y códigos de conducta que permitan la creación de hábitos saludables y sostenibles en el tiempo. En este proceso de aprendizaje y organización vecinal, el trabajo de acompañamiento social resulta indispensable, pues guía y asesora sobre diversas temáticas enfocadas a prevenir y resolver los problemas derivados de la convivencia.

Consciente de esta necesidad y con el objetivo de cumplir con su misión institucional, Fundación Bien-Estar, a través de su producto Acompañamiento social, brinda los servicios de: asesoría legal sobre temas de propiedad horizontal, talleres para una adecuada convivencia en sitio, cursos de administración de condominios y servicios enfocados en mejorar las relaciones vecinales y desarrollar hábitos de buenos vecinos.