Como sucede con los nuevos ciclos, el inicio del nuevo año trae energías renovadas y expectativas para el periodo por venir. Sin embargo, la consecución de los objetivos planteados se logra con las acciones implementadas desde el primer día y el trabajo constante. En este sentido, sea que se trate de un proyecto personal o de la administración de un condominio, la planificación constituye la herramienta más importante para guiar el accionar diario hacia el logro de las metas propuestas, así como para prever posibles contingencias ante eventos no previstos.
Con el objetivo de ayudar a planificar la administración del condominio para el nuevo año, desde Fundación Bien-Estar hemos preparado algunas recomendaciones que pueden facilitar esta importante tarea:
- Preparar el respectivo informe de gestión del trabajo realizado por la administración durante el año anterior. En él debe incluirse un análisis comparativo entre las actividades programadas y las ejecutadas durante el periodo de tiempo analizado, así como también, el detalle de los gastos presupuestados y los realizados. Este informe deberá presentarse ante la Asamblea de Copropietarios cuando esta se reúna, pero es importante tenerlo listo con anticipación.
- Revisar las instalaciones del edificio o conjunto habitacional para identificar posibles daños que requieran intervención urgente, o bien equipos y espacios a los que se debe dar mantenimiento, así como también, aquellas obras de mejora que podrían implementarse.
- Presupuestar los arreglos o mejoras identificados en el recorrido a las instalaciones. En este aspecto, es importante contar con, al menos, tres proformas de proveedores distintos para que puedan ser analizadas por la asamblea previo a su aprobación.
- Preparar el presupuesto anual con base en los gastos corrientes y aquellas inversiones que deben hacerse para solventar los arreglos o mejoras necesarios. Este presupuesto debe incluir la reserva del 5% (como mínimo) establecida en el Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal.
- Revisar el registro de pagos de expensas y aplicar acciones de cobranza para recuperar los fondos pendientes de pago, de esta manera el condominio iniciará el nuevo periodo con los recursos necesarios para ejecutar su planificación.
- Actualizar la información de contacto de copropietarios y arrendatarios para mantener canales de comunicación activos. Esto resulta también muy importante para que la administración pueda actuar en casos de emergencia.
- Preparar la documentación pertinente para la actualización de nombramientos de la persona encargada de la Administración y/o Presidencia, proceso que debe realizarse anualmente.
- Preparar documentación y planificar con la directiva la convocatoria para la primera asamblea ordinaria de copropietarios.
Siguiendo estas sencillas, pero importantes recomendaciones, la transición para el nuevo año en el condominio se desarrollará sin inconvenientes y quedarán sentadas las bases de organización para los meses siguientes. De esta manera, tanto la Administración, como los copropietarios estarán mejor preparados para afrontar el trabajo y los imprevistos que pudieran surgir en este nuevo periodo.
Abg. Jonathan Gómez – Coordinador de Acompañamiento social
