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¿Te olvidaste de pagar las expensas de tu conjunto, edificio, condominio o urbanización?

Vivir en edificios, conjuntos, condominios o urbanizaciones, no siempre es sencillo. Uno de los inconvenientes que se presentan en el transcurso de los días, es la ardua tarea que tienen los administradores para poder cobrar las famosas expensas. Sin duda, es una de las actividades más complicadas dentro de un bien inmueble que se encuentra bajo el Régimen de Propiedad Horizontal.

Es importante mencionar que las expensas, nacen de una obligación legal determinada en el Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal. En este sentido, el pago de las expensas no debe ser considerado como un “aporte voluntario” por parte de los copropietarios o peor aún que sea un rubro discrecional por parte del administrador. Por lo expuesto en líneas anteriores, las expensas son de obligatorio cumplimiento por cuanto representan una obligación y tienen como propósito cubrir cada una de las necesidades del bien inmueble. Entre las principales están el mantenimiento, seguridad, administración y limpieza de los bienes comunes, como así lo establece el artículo 20, literal i), del mencionado cuerpo legal.

Incumplir con el pago mensual del valor que corresponde como expensa, impulsaría a los copropietarios a través de una Asamblea General acordar y disponer a la administración, que ejecute todos los mecanismos de cobro, considerando también los intereses que se generarían por mora calculados en virtud de la tasa de interés activa vigente del Banco Central.

Por ende, en contra del “copropietario moroso” existiría la imposición de sanciones, desde un llamado de atención de manera verbal, imposición de multas de carácter económico o incluso llegar a enfrentar procesos extrajudiciales o judiciales para poder recuperar los valores adeudados, acciones que estarán amparadas en la Ley de Propiedad Horizontal, su Reglamento General, el respectivo Reglamento Interno y normativa vigente.

Por último, recuerda que como copropietario, gozas de los derechos que otorga vivir en propiedad horizontal, pero así mismo surgen obligaciones que se deben cumplir, una de ellas es el compromiso de pago puntual de las expensas, las mismas que brindarán la debida sostenibilidad financiera al condominio y permitirán mejorar su convivencia.

¿Te olvidaste de pagar las expensas de tu conjunto, edificio, condominio o urbanización?

Para más información en temas condominiales ingresa a: www.fundacionbienestar.org.ec

 

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¿Cómo cobrar las expensas efectivamente?

Cobrar las expensas es, sin lugar a duda, la gestión más delicada y demandante que está a cargo del administrador del condominio. Sobre todo, porque esta gestión no solo se limita a recibir el dinero de los condóminos, sino que comienza mucho antes con la elaboración de un presupuesto coherente con las necesidades del condominio y puede terminar en el inicio de las acciones legales en contra de los copropietarios morosos.

Para facilitar la gestión del cobro de las expensas, revisemos algunos consejos que pueden ser de mucha utilidad para realizar efectivamente esta tarea:

  • Sustenta el cobro y cuida la formalidad: Como sabemos, el cobro de las expensas nace de la obligación legal que tienen los copropietarios de contribuir al pago del mantenimiento, seguridad, administración y limpieza de los bienes comunes. Esto quiere decir que no es un “aporte voluntario”. Cuando vayas a cobrar, sustenta tu acción con las normas legales pertinentes para que el copropietario sepa que no se trata de algo discrecional. Asimismo, deja constancia del cobro mediante la entrega un recibo a nombre del copropietario.
  • No dejes pasar el tiempo. Cobrar a tiempo te permitirá mejorar tus probabilidades de éxito en esta gestión. Recuerda que debes cobrar las expensas dentro de los 10 primeros días de cada mes. Cada día que pase después del décimo día, tus probabilidades de cobrar van disminuyendo porque el copropietario va a perder el interés y porque la próxima expensa está por llegar y pueden acumularse haciendo la deuda aún más grande. Sé ordenado y programa tu cobranza a tiempo.
  • Sé cordial pero firme. Ten en cuenta que no vas a pedir un favor, estás haciendo que se cumpla una obligación. Como administrador debes ser respetuoso y cuidar mucho de la forma en la que abordas al copropietario, sin embargo, debes ser asertivo y firme en tu demanda de pago. El mensaje debe ser claro y no dejar ningún espacio de duda que haga creer al copropietario que puede pagar cuando quiera.
  • Cuida el dinero y recuerda tu papel. El administrador es el responsable de la custodia y del manejo prudente del dinero. Encárgate de que siempre esté en la cuenta bancaria del condominio y no dispongas de este como si se tratase una extensión de tus fondos propios. Además, ten en cuenta que si algo pasa con el dinero, tú, como administrador del condominio, eres legalmente responsable y podrías enfrentarte a procesos civiles e incluso penales.

Sabemos que la cobranza es difícil pero no imposible. Con orden y disciplina seguro adquirirás la capacidad de cobrar las expensas en mayor cantidad y en menor tiempo.

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Recomendaciones para empezar bien el año en condominios

Como sucede con los nuevos ciclos, el inicio del nuevo año trae energías renovadas y expectativas para el periodo por venir. Sin embargo, la consecución de los objetivos planteados se logra con las acciones implementadas desde el primer día y el trabajo constante. En este sentido, sea que se trate de un proyecto personal o de la administración de un condominio, la planificación constituye la herramienta más importante para guiar el accionar diario hacia el logro de las metas propuestas, así como para prever posibles contingencias ante eventos no previstos.

Con el objetivo de ayudar a planificar la administración del condominio para el nuevo año, desde Fundación Bien-Estar hemos preparado algunas recomendaciones que pueden facilitar esta importante tarea:

  • Preparar el respectivo informe de gestión del trabajo realizado por la administración durante el año anterior. En él debe incluirse un análisis comparativo entre las actividades programadas y las ejecutadas durante el periodo de tiempo analizado, así como también, el detalle de los gastos presupuestados y los realizados. Este informe deberá presentarse ante la Asamblea de Copropietarios cuando esta se reúna, pero es importante tenerlo listo con anticipación.
  • Revisar las instalaciones del edificio o conjunto habitacional para identificar posibles daños que requieran intervención urgente, o bien equipos y espacios a los que se debe dar mantenimiento, así como también, aquellas obras de mejora que podrían implementarse.
  • Presupuestar los arreglos o mejoras identificados en el recorrido a las instalaciones. En este aspecto, es importante contar con, al menos, tres proformas de proveedores distintos para que puedan ser analizadas por la asamblea previo a su aprobación.
  • Preparar el presupuesto anual con base en los gastos corrientes y aquellas inversiones que deben hacerse para solventar los arreglos o mejoras necesarios. Este presupuesto debe incluir la reserva del 5% (como mínimo) establecida en el Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal.
  • Revisar el registro de pagos de expensas y aplicar acciones de cobranza para recuperar los fondos pendientes de pago, de esta manera el condominio iniciará el nuevo periodo con los recursos necesarios para ejecutar su planificación.
  • Actualizar la información de contacto de copropietarios y arrendatarios para mantener canales de comunicación activos. Esto resulta también muy importante para que la administración pueda actuar en casos de emergencia.
  • Preparar la documentación pertinente para la actualización de nombramientos de la persona encargada de la Administración y/o Presidencia, proceso que debe realizarse anualmente.
  • Preparar documentación y planificar con la directiva la convocatoria para la primera asamblea ordinaria de copropietarios.

Siguiendo estas sencillas, pero importantes recomendaciones, la transición para el nuevo año en el condominio se desarrollará sin inconvenientes y quedarán sentadas las bases de organización para los meses siguientes. De esta manera, tanto la Administración, como los copropietarios estarán mejor preparados para afrontar el trabajo y los imprevistos que pudieran surgir en este nuevo periodo.

Abg. Jonathan Gómez – Coordinador de Acompañamiento social

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¿Cómo cobrar las expensas por vía judicial?

El cobro de las expensas es, sin riesgo de equivocación, una de las tareas más complicadas y con mayor impacto dentro de un condominio. Y no es por casualidad, ya que de su cabal ejecución depende la sostenibilidad financiera del condominio y, consecuentemente, su adecuado mantenimiento y seguridad.

Si creen que ya han agotado todas las vidas extrajudiciales y que es el momento de iniciar una demanda, les recomendamos, además de contratar un abogado de su confianza, seguir los siguientes pasos:

  • La cuantía es la que manda. Para que la asamblea de copropietarios decida sobre el inicio de acciones legales en contra de un copropietario moroso, es imprescindible analizar el costo beneficio de esta acción. Es decir, si la cuantía es relativamente baja, iniciar un juicio por ello sería poco eficiente.

  • Menos palabras más acción. Una práctica recurrente, y poco efectiva, es amenazar frecuentemente a los condóminos morosos sobre el inicio de acciones legales si no se pone al día con el pago de las expensas. Si un copropietario está en mora y la cuantía ya justifica el inicio de acciones legales, comienza a preparar los documentos para plantear la demanda. El solo quedarse en la amenaza reduce la credibilidad del administrador y no motiva al condómino a honrar sus deudas.

  • Cuida la formalidad del proceso. Para plantear una demanda es necesario asegurarse que los requisitos legales exigidos estén en orden. Por ello, vela que los documentos habilitantes (como la convocatoria y el acta de la asamblea de copropietarios que autoriza al administrador el inicio de acciones legales en contra del moroso) estén bien redactadas y conforme a lo que dispone la Ley y el Reglamento General de Propiedad Horizontal. Asimismo, la liquidación de las expensas debe ser clara y no tener errores en su cálculo. Procura tener toda la información posible del deudor: nombres completos, números de cédula, dirección de contacto, etc. Esto te ayudará en el momento de la notificación de la demanda.

  • No pactes en contra de los intereses del condominio. Es usual que una vez que el copropietario moroso ve que la demanda va en serio, este busque llegar a un acuerdo de pago antes de que se dicte sentencia. Si bien la balanza estaría a tu favor en ese momento, no debes acceder a convenios que no incluyan todo el capital y los intereses generados por la mora. A veces, por la emoción de concretar el pago, los administradores acceden a descuentos o compensaciones que, al final, no le convienen al conjunto.

  • Da seguimiento. Plantear una demanda de cobro de expensas vencidas (ya sea por vía ejecutiva o monitoria) es solo el inicio de un (medianamente largo) proceso judicial. En el camino seguramente vas a encontrar demoras en el sistema judicial que deberás sortear con decisión y, sobre todo, mucha constancia. Procura mantener una fluida comunicación con tu abogado para que te tenga al tanto del caso y que no deje de impulsar el proceso.

Toma en cuenta estas recomendaciones y verás que la cobranza judicial es la herramienta definitiva para que los copropietarios morosos paguen sus deudas para con el condominio.

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Inquilinos y propiedad horizontal. (I parte)

Muchas casas, departamentos y demás bienes exclusivos son adquiridos como inversión, es decir, no son comprados con la finalidad de ocuparlos sino de percibir de ellos alguna renta. Esta práctica, además de ser plenamente legítima, ayuda a que las personas que no desean o no pueden adquirir una vivienda u oficina, puedan servirse de una a cambio del pago de una pensión locativa. En esta relación contractual solo intervienen dos partes, arrendador (dueño de casa) y arrendatario (inquilino), y sus derechos y obligaciones están definidos en la Ley de Inquilinato. Pero ¿qué ocurre cuando los bienes dados en arriendo son parte de un inmueble declarado en propiedad horizontal?

No es extraño encontrarse con esta interrogante en las oficinas de administración de los condominios, por ello, vamos a responder a algunas de las preguntas más frecuentes relacionadas con inquilinos y condominios:

¿Puede un arrendatario participar en la asamblea de copropietarios? Para responder a esta pregunta es necesario conocer la calidad con la que el arrendatario participaría en la Asamblea. Si el arrendatario asiste por sus propios derechos, él no tendría derecho de voz ni de voto, ya que, por más que habite en el condominio no es uno de los copropietarios y, por ende, no puede ejercer los derechos que les asisten a estos.  Sin embargo, si el arrendatario acude a la asamblea como delegado o representante de su dueño de casa (copropietario arrendador), puede ejercer el derecho de voz y voto que le corresponde a este. Es preciso señalar que para que el arrendatario, o cualquier otra persona, pueda representar al copropietario y tener derecho a voto en una asamblea, el copropietario deberá estar al día en el pago de las expensas y haberle notificado de este particular al Administrador, por escrito.

¿Puede el copropietario negarse a pagar las expensas aduciendo que es su arrendatario el obligado a hacerlo? No. La respuesta es clara y se basa principalmente en la obligación legal que tiene el copropietario de cumplir con el pago de las expensas. Recuerde que, por más que exista de por medio un acuerdo entre las partes, si es que las expensas se encuentran en mora y el administrador decide iniciar una acción judicial de cobro, esta siempre será en contra del copropietario. Con este antecedente, es altamente recomendado que el canon de arriendo que usted cobra a su inquilino tenga ya incluido el valor de la expensa; así, usted se encarga de pagar mensualmente este rubro, evitándose sorpresas y posibles dolores de cabeza.

En los siguientes artículos responderemos a más inquietudes sobre la relación de los inquilinos y la propiedad horizontal.

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Consejos para ser un mejor administrador de condominios

Si eres un experto administrador o recién estás comenzando en esta actividad, sigue estos consejos que te ayudarán en esta apasionante labor:

  • Ser y parecer. Un buen administrador no solo debe cumplir con eficiencia y oportunidad sus tareas, sino que además debe saber informar a los copropietarios sobre los procesos y los resultados. Por ejemplo, si se va a contratar un nuevo bien o servicio, es recomendable que se informe sobre el proceso, su justificación, las ofertas presentadas y el resultado de la evaluación de estas. De esta forma, los copropietarios siempre estarán al tanto del trabajo emprendido y no podrán aducir desconocimiento en el caso de alguna objeción posterior.

  • Cuentas claras, administrador para largo. Una de las principales causas que motivan el cambio de un administrador es la falta de transparencia en las cuentas del condominio. Si bien esto no significa necesariamente el encubrimiento de algún perjuicio financiero, el no rendir cuentas puede generar falta de confianza en los condóminos y resistencia al pago de las expensas. Los administradores deben rendir cuentas periódicamente y cada vez que sea requerido por la Asamblea. Ya sea por mera información o con el fin de tomar correctivos oportunos, transparentar las cuentas marca la diferencia entre una administración exitosa y una fallida.

  • Lo que sabemos es una gota de agua; lo que ignoramos es el océano. Esta frase original de Isaac Newton nos ayuda a entender que sin perjuicio de los muchos años de experiencia que tengamos en la administración de condominios, siempre hay algo más que aprender, mejorar o corregir.  Se debe tomar en cuenta que la administración de condominios requiere del conocimiento de varias profesiones por lo que es imperativo una constante capacitación en temas legales, contables, financieros y administrativos. Un buen administrador de condominios no es el que tiene una respuesta para todo, sino el que busca constantemente asesoría y/o capacitación para brindar un mejor servicio al condominio.

  • Si eres bueno en algo, jamás lo hagas gratis. Los administradores de condominios tienen a su cargo muchas responsabilidades que demandan tiempo y esfuerzo, por lo que es justo que exista una contraprestación económica por este servicio. Para tener una mejor cartera de condominios, el administrador deberá fijar una tarifa por sus servicios que sea coherente con las horas efectivamente dedicadas al conjunto, la complejidad de la comunidad a administrar y el valor de las expensas que percibe el condominio. Si bien en condominios pequeños es habitual nombrar administradores ad honorem (sin paga), es necesario reconsiderar esta modalidad ya que el encargo puede ser más exigente de lo originalmente previsto y el administrador necesitará ser compensado tarde o temprano.

  • Necesitas ser eficiente, no el mejor amigo de todos. Un administrador debe ser la encarnación de la eficiencia y del apego a la ley. Si bien el carisma puede ser un punto a favor, este no puede ser considerado como el mejor atributo. Si un administrador basa su gestión en “una desbordada amistad”, tarde o temprano esto dará pie a abusos y malentendidos. Un trato respetuoso, cordial y amable debe ser el canal de comunicaciones asertivas, directas, objetivas y sustentadas. Recuerda que cuando hay problemas en el condominio, por más “amistoso” que hayas sido como administrador, las responsabilidades recaerán en ti y solo un conocimiento claro de la ley y los procesos te podrá ayudar a salir del apuro.

La administración de condominios no es una empresa fácil. La disciplina y la precisión que demanda el trabajo administrativo es tan importante como la habilidad para manejar personas y conflictos. Si tienes a cargo un condominio, recuerda que su sostenibilidad organizativa y financiera depende de tu acertada gestión.

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Las expensas condominiales y la emergencia sanitaria

Antes de entrar en materia, y al igual que en el artículo anterior publicado en este blog, es preciso aclarar que la legislación ecuatoriana vigente que regula el régimen de propiedad horizontal no contempla disposiciones expresas sobre la conducta de los condóminos en emergencias sanitarias. Por ello, apelamos directamente al sentido común, a la empatía y a la responsabilidad de cada vecino para salir de esta tragedia fortalecidos como comunidad.

La responsabilidad es uno de los valores que ha marcado la diferencia entre el éxito y el fracaso de las comunidades, frente a esta pandemia. Ahora más que nunca es imperativo el cumplimiento de nuestras obligaciones con nuestra familia, condominio y ciudad. Para quienes vivimos en condominio, una de estas obligaciones es pagar puntualmente las expensas. Como sabemos, este es un tema eficientemente abordado en la Ley de Propiedad Horizontal (Arts. 5, 13) y en su Reglamento General (Arts. 12 lit) c, 19, 26, 27), por lo que resumiremos su naturaleza en tres características principales: obligatoriedad, incondicionalidad y beneficio común.

Si partimos de un sentido estrictamente legal, la emergencia por el COVID-19 no ha cambiado el escenario jurídico sobre este tema, lo cual se traduce en que no podemos dejar de pagar puntualmente las expensas. Sin embargo, la realidad es más compleja y hay muchos factores sociales y económicos que deben ser considerados desde la Administración del condominio.

En este caso, el Administrador se ve en una disyuntiva que debe resolver con sabiduría y practicidad. Por un lado, existe la imperiosa necesidad de cubrir los gastos del condominio; por otro, la real y probada incapacidad de varios vecinos de pagar las expensas. Saber qué hacer exactamente dependerá de cada conjunto y del nivel de compromiso de sus vecinos. Sin perjuicio de ello, a continuación les dejamos ciertas ideas que podrían ser de ayuda:

  • Quien puede pagar no debe dejar de hacerlo. Algunos copropietarios no se han visto tan afectados como otros, y si bien sus ingresos pueden estar comprometidos, dicha afectación no les impide cumplir puntualmente con el pago de las expensas. Si somos parte de este grupo, sigamos pagándolas a tiempo y no nos dejemos llevar por la tentación de aprovecharnos de la situación y caer en mora injustificadamente. Recordemos que en estos momentos nuestro pago oportuno es vital para la sostenibilidad del condominio y, sobre todo, permite que las personas que trabajan para nosotros también puedan contar con su remuneración a tiempo (guardias, conserjes, jardineros, administradores).

  • Quien no puede pagar debe acordar un plan de pagos. Los vecinos que lastimosamente se ven afectados en mayor medida por esta emergencia sanitaria, y que por ende no pueden pagar sus expensas a tiempo, deben notificar este particular a la administración con el fin de establecer un plan de pagos. Este plan debe ser lo suficientemente cómodo para que pueda ser cumplido por el copropietario, pero sin afectar el punto de equilibrio financiero del condominio. La forma en la que se reestructure la deuda dependerá del valor de la expensa, del monto total de la deuda que será refinanciada, de la capacidad de recuperación económica del copropietario y de las necesidades de liquidez del condominio.

  • Diferenciar al copropietario que no puede pagar la expensa por esta emergencia del moroso recurrente. Es probable que en su condominio también exista ese vecino que, teniendo el dinero para pagar, no pagaba las expensas puntualmente. Y también es probable que ese mismo vecino quiera justificar su conocida irresponsabilidad con la emergencia sanitaria actual. En este caso, el Administrador deberá diferenciar los casos que obedecen a fuerza mayor, de aquellos que no. Esta diferenciación se hará evidente en las condiciones de los planes de pagos a los que cada uno acceda. Si bien es momento de solidaridad con los que menos tienen, también es oportuno ser firme con aquellos que buscan aprovecharse de las circunstancias.

  • Recurrir al fondo común de reserva. Si pese a los esfuerzos en el cobro de las expensas (incluida la cartera vencida), el condominio no puede llegar a un punto de equilibrio financiero, la Administración y la Asamblea podrían analizar la pertinencia y factibilidad de recurrir al fondo común de reserva, como una medida extrema para cubrir los gastos comunes urgentes que no han podido ser atendidos por este caso de fuerza mayor.

Tengamos en mente que estos momentos son difíciles para todos, y que por ello debemos esforzarnos por ser mejores vecinos, más solidarios, más responsables.

 

Saldremos de esta emergencia juntos, como condominio, como comunidad.