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¿Por qué es importante nombrar un buen administrador en el condominio?

Parecería una pregunta retórica, pero en la práctica es más común de lo que nos imaginamos el subestimar la importancia de elegir un buen administrador para nuestro condominio.

Además de ser el representante legal, el administrador cumple funciones tan variadas como medulares dentro de la comunidad de copropietarios.

Si quieres conocer porqué debemos tomarnos en serio el nombramiento del administrador, toma en cuenta lo siguiente:

Es quien maneja el dinero del condominio. El administrador es el encargado de cobrar las expensas y pagar a los proveedores del condominio. De él depende que los servicios comunales estén al día y que puedas disfrutar de ellos con normalidad. Asimismo, el administrador es quien lleva las cuentas del condominio y responde por el mal uso de los recursos.

Cumple y hace cumplir las normas. No solo ejerce las facultades definidas en el Art. 60 del Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal, además se encarga de hacer que todos los copropietarios y usuarios cumplan con las normas del condominio.

Es el secretario de la asamblea. El administrador desempeña las funciones de secretario dentro de las sesiones de asamblea y directorio. Su trabajo no se limita a asistir a las sesiones; él es el encargado de que estas se desarrollen eficientemente y que lo resuelto quede instrumentado en actas conforme a la norma.

Prepara informes, presupuestos y propuestas de reglamentos. Su trabajo no solo es de ejecución. Además de llevar a cabo las disposiciones de la asamblea, el administrador pone a su consideración la información que esta necesita para tomar decisiones sustentadas y en beneficio de los copropietarios.

 Resuelve conflictos. Al ser uno de los órganos de administración del condominio, los copropietarios pueden acudir al administrador para ventilar un conflicto que requiera de un tercero neutral.

 Es quien toma las decisiones urgentes. En caso de una emergencia o un imprevisto, el administrador es el llamado a decidir sobre lo que debe hacerse sin esperar la aprobación de la asamblea o directorio.

Como pudiste ver, el administrador es una pieza clave en la organización del condominio. Antes de nombrar un administrador en tu condominio, recuerda todas las responsabilidades que este tendrá y que es necesario que cuente con suficiente formación y experiencia para asumir esta tarea.

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¿Cómo cuidar el procedimiento parlamentario dentro de las sesiones de la asamblea de copropietarios?

Siendo completamente honestos, debemos reconocer que llega a ser casi instintiva nuestra reacción de rechazo o malestar cuando nos enteramos de que hemos sido convocados a una sesión de asamblea de copropietarios. Si bien esto no es algo de lo que debemos sentirnos orgullosos, resulta compresible esta sensación si hemos sufrido experiencias incómodas en el pasado.

Desorden, gritos, peleas, insultos, reclamos, son las características de sesiones que no pudieron ser controladas desde un inicio. Y si a esto le sumamos la falta de consensos y resoluciones, lo único que se obtiene es una pérdida de tiempo.

Si ya estás cansado de que tus sesiones resulten así, sigue estos consejos para aplicar un procedimiento parlamentario que garantice una sesión eficiente y sin sobresaltos:

Comienza a tiempo: Si eres presidente o administrador, da seguimiento a la convocatoria enviada y pide a los vecinos que asistan puntualmente para conformar quorum e instalar la sesión a la hora señalada. Es una mala costumbre que los vecinos asistan siempre una hora después de la hora original para iniciar la sesión en segunda convocatoria. Esta práctica debe ser poco a poco desterrada de los condominios porque genera desorden y afecta a la participación de los vecinos.

Reglas claras: Define un protocolo claro para que puedas llevar a cabo tus sesiones de asamblea. Desde como pedir la palabra hasta el tiempo máximo de intervención por participante, estas reglas servirán para que prime el orden en las sesiones.

Si vas a presidir una sesión, hazlo bien: Si eres el presidente de la sesión toma en cuenta que el correcto desenvolvimiento de esta depende de tu liderazgo y capacidad de resolver conflictos. El presidente no es mejor por cuan carismático o condescendiente llega a ser, así que olvídate de querer ser amigo de todos. Un buen presidente es aquel que de forma asertiva y objetiva dirige una sesión respetando los derechos de los participantes y haciendo que se cumpla el orden del día en un ambiente de respeto y camaradería.

Respeta el debido proceso y ajústate a la norma: Recuerda que tu trabajo es velar que la norma se cumpla por todos, no de usarla discrecionalmente.  Una de las cosas que más desgasta la credibilidad de un presidente, y en general de toda la sesión, es la inequidad con la que se usa la norma. Desde la constatación del quorum hasta la redacción del acta, todo debe ser realizado en apego estricto a la norma.

Mociones y derecho de voz: Todos los copropietarios tienen el derecho de expresar sus ideas o requerimientos en la sesión de asamblea, sin embargo, esto no puede salirse del contexto del orden del día. Recuerda que, si presides una sesión, debes hacer que esta no se aleje de su objetivo principal. Monólogos de 10 minutos o más, así como acusaciones y réplicas descontroladas, son la tónica general de sesiones en las que el presidente no ejerce su labor correctamente. Recuerda que dentro de una sesión el presidente es quien comanda las intervenciones y hace que se respete el derecho de todos de escuchar y ser escuchados.

Recuerda que la forma en la que se llevan a cabo las asambleas dice mucho de la calidad de organización que tiene tu condominio. Síguenos para más consejos sobre cómo organizar tu condominio.

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Manejo de conflictos en condominios

La convivencia dentro de un condominio implica la coexistencia de diversas personas, cada una con costumbres, cultura y experiencias propias y diferentes; por tanto, la relación entre las distintas formas de pensar y de actuar, tarde o temprano, pueden derivar en el desarrollo de conflictos de distinta índole.

Un conflicto desatendido, por pequeño que pueda parecer inicialmente, puede generar consecuencias graves en el futuro. Por esta razón es importante atenderlos oportunamente y mediar para su pronta resolución con el fin de evitar que escalen a problemas mayores o, peor aún, deriven en acciones agresivas o situaciones violentas que serán mucho más difíciles de resolver.

De entre los diferentes tipos de conflictos que pudieran existir dentro de un condominio, la Administración tiene competencia en aquellos relacionados con la convivencia entre condóminos, el uso de las áreas comunes y el respeto y cumplimiento de los derechos y obligaciones de los copropietarios.

Debido a que los conflictos dentro de un condominio pueden surgir debido a expectativas o puntos de vista distintos, que no necesariamente implican infracciones a las normativas vigentes o actos ilegales, es indispensable que el administrador sepa manejarlos con empatía y neutralidad.

Con el objetivo de contribuir a la pronta resolución de conflictos dentro de condominios hemos preparado el siguiente listado de tips a aplicar en la mediación de disputas vecinales:

  • Identificar el problema. Para ello, los administradores deben conversar directamente con cada una de las partes y escuchar su versión sin dejarse llevado o influir por rumores o comentarios de terceros.
  • Discernir con objetividad las opiniones, criterios e intereses reales -evidentes u ocultos- de cada una de las partes en relación con el conflicto en cuestión.
  • Precautelar las relaciones vecinales. La solución del conflicto debe procurar no afectar las relaciones interpersonales de los involucrados. Por esta razón, es importante una actuación empática y oportuna.
  • Empatía. Para resolver el conflicto el administrador debe procurar generar empatía entre las partes conflictuadas solicitándoles a cada una ponerse en el lugar de la otra persona. De esta manera, cada vecino puede tomar consciencia de la afectación causada y/o del punto de vista de su contraparte.
  • Redactar una solución y presentarla por escrito a cada una de las partes con el objetivo de comprometerlas formalmente con el acuerdo.
  • Excepción. No todo es negociable. Existen acciones y/o actitudes reglamentadas legalmente, cuyo cumplimiento es obligatorio y no está sujeto a interpretaciones ni mediaciones.

Esperamos que estos pequeños consejos te ayuden a resolver pacífica y rápidamente los conflictos que pudieran existir en tu condominio.

Abg. Jonathan Gómez – Coordinador de producto

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¿Cómo normar el uso de las áreas comunes en el Reglamento Interno de Copropiedad?

Las áreas comunes de los condominios pueden ser indicadores muy elocuentes para medir la calidad de vida de quienes habitan un inmueble en propiedad horizontal. Con esto no me refiero a lo lujosos que pueden llegar a ser, si no a su estado de conservación, utilidad y forma de administración.

Una gestión descuidada o ineficiente de las áreas comunes, de parte de los copropietarios como de los administradores, puede tener impactos negativos tanto en las relaciones comunitarias como en el valor de reventa/alquiler de los bienes exclusivos.

Si quieres que el reglamento interno de tu condominio incluya normas que regulen adecuadamente las áreas comunes, sigue los siguientes consejos:

  • Si lo vas a regular hazlo bien. Si decidiste incluir en tu reglamento normas sobre el uso de un área común específica, debes hacerlo de tal forma que integres la mayor cantidad de regulaciones relativas a ese lugar. Por ejemplo, si ya identificaste como un problema la basura en las áreas verdes, también incluye disposiciones sobre las deyecciones de los animales, daño a árboles y jardineras, animales sueltos sin correa, prohibición de consumo de alcohol, entre otras.

 

  • Tómate el tiempo para redactar. Recuerda que el reglamento interno va a ser leído por muchas personas y que necesita ser muy claro para garantizar su eficiente aplicación. Para ello, usa correctamente el lenguaje para identificar los lugares, partes, objetos y acciones sobre las que vas a establecer una regulación. Si existe poca claridad o ambigüedad en tu reglamento, lo más seguro es que la norma será inaplicable, o peor aún, contraproducente.

 

  • Primero lo primero. Si vas a regular un proceso, comienza por el inicio. Por ejemplo, si quieres establecer el proceso de uso/alquiler de la sala comunal, comienza por definir quién es la persona que puede reservar su uso, qué condiciones debe cumplir para acceder a este derecho, horarios de uso, etc. Así, hasta terminar con las sanciones por daños y/o ejecuciones de garantías. Esta forma de redactar ayuda mucho a que el lector vea de forma secuencial las regulaciones a las que está sujeto.

 

  • Antes de normar ponte en el lugar del normado. A veces la intención de querer que todo sea perfecto o que funcione como un reloj hace que establezcamos regulaciones poco ejecutables. Para evitar esto, haz un juego de roles e identifica qué se puede regular sin afectar la eficiencia del proceso o el acceso al bien común.
  • A veces la mejor regulación es que no haya regulación. Cuando estás redactando tu reglamento interno y te das cuenta de que no avanzas porque caes en un bucle sin fin, es mejor dejarlo ahí. No te desesperes y replantea lo que quieres normar. En ocasiones, quitar el exceso de regulación es una mejor alternativa. Recuerda que tu objetivo es crear un reglamento interno y no una camisa de fuerza.

El reglamento interno es una herramienta muy útil para regular las áreas comunes. Sin embargo, el cambio de actitud sobre estos es la mejor forma de cuidarlos.

Abg. Jonathan Gómez – Coordinador de producto

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Las mascotas en el condominio

Cada vez es más común ver como perros y gatos se vuelven parte de nuestras familias. Contrario a lo que ocurría en el pasado, actualmente los animales de compañía tienen más acceso a espacios públicos y colectivos, habitan las zonas internas de nuestras viviendas y se han convertido en actores visibles dentro de nuestra comunidad.

Esta nueva forma de ver y tratar a los animales evidencia un claro avance en el reconocimiento de sus derechos. Sin perjuicio de este muy positivo cambio, el respeto hacia los animales y nuestros deberes para con estos sigue siendo una deuda pendiente de la sociedad.

Para conocer cómo cuidar a los animales domésticos dentro del condominio sigue estos consejos:

  • Las mascotas no son culpables. Nunca maltrates a un animal por haber cometido alguna travesura o por estar deambulando libremente por el condominio. Recuerda que los animales obran por instinto y que no actúan con maldad. Si las acciones de algún animal ocasionaron un perjuicio a ti o a un bien común, informa de este particular al propietario del animal para que responda por lo ocurrido.
  • Si no tienes tiempo ni disciplina, no tengas mascotas. Tener un perro en un condominio amerita mucha paciencia y trabajo. Para que un perro tenga un carácter apacible y un comportamiento tranquilo, y no se vuelva una molestia para los vecinos, su dueño debe dedicarle el tiempo suficiente para darle afecto, asearlo y hacer que socialice con otras personas y animales. Si piensas tener un perro para dejarlo en tu departamento encerrado y nunca sacarlo a pasear, es mejor que no lo tengas ya que es un trato, además de egoísta, irresponsable.
  • El que no te gusten las mascotas no te da derecho de impedir que tus vecinos tengan una. Nadie puede impedir que tengas una mascota en tu unidad vivienda. Sin embargo, si deseas tener una debes cuidar que esta cuente con las condiciones necesarias para una vida saludable. Es decir, no debes tenerla amarrada o abandonada en una terraza o balcón.
  • No olvides tus responsabilidades. Si vas a tener un perro en un condominio, este debe estar al día en sus vacunas y estar debidamente identificado con una placa que registre los datos de contacto del propietario. Asimismo, cuando lo saques a pasear, deberá usar siempre una correa y, en el caso de que ensucie cualquier área común o exclusiva, deberás limpiarla inmediatamente.

Las mascotas no son juguetes. Son seres vivos que merecen un trato respetuoso y lleno de amor. Cuídala y, en especial, cuida que tus acciones u omisiones como dueño no hagan que tu mascota la pase mal con tus vecinos. Cumple con tus obligaciones como dueño responsable y no olvides tus deberes como copropietario. 

Abg. Jonathan Gómez – Coordinador de producto

 

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¿Cómo hacer un Reglamento Interno de Copropiedad? Parte 2

Para concluir con esta entrega, revisaremos más consejos que debes tener en cuenta al momento de redactar un Reglamento Interno de Copropiedad:

  • No trates de inventar el agua tibia. Es muy común que la oportunidad de construir una norma dispare nuestra creatividad y nos impulse a crear procesos, derechos y prohibiciones que creemos que cambiarán para siempre el régimen de propiedad horizontal. Ten mucho cuidado de caer en esta ilusión/tentación y solo desarrolla las regulaciones que son necesarias para “ajustar” las normas nacionales a la realidad de tu condominio. Recuerda que ningún reglamento interno podrá irse en contra de lo que disponen las normas legales de mayor jerarquía.

  • El diablo está en los detalles. Una norma excesivamente detallada puede ser un dolor de cabeza para quien la lee y para quien la ejecuta. Recuerda que cuando somos muy taxativos o específicos en el contenido del articulado, corremos el riesgo de dejar algún elemento fuera de nuestra regulación. Te sugerimos crear artículos claros y, en la medida de lo posible,  lo suficientemente generales para que el alcance de norma sea mayor y de más fácil aplicación.

  • Redacta ahora pensando en el mañana. Nada nos asegura que la realidad de hoy será la misma de mañana, por ende, no redactes un Reglamento Interno pensando solo en los problemas actuales. Tómate tu tiempo y proyecta en tu mente cuáles son los desafíos que deberá afrontar tu condominio a mediano y largo plazo. ¿Más copropietarios?, ¿más autos?, ¿más mascotas?, ¿más antenas satelitales?, ¿necesidad de medios telemáticos para llevar a cabo asambleas?… como ves, hay mucho que considerar para crear regulaciones que respondan a las necesidades futuras.

Recuerda que el Reglamento Interno de Copropiedad es solo un instrumento que será tan eficaz y positivo como la comunidad se lo permita. Crear un Reglamento Interno es una tarea muy importante y delicada que debe ser llevada a cabo con responsabilidad, compromiso y apego estricto a las normas que regulan el régimen de propiedad horizontal.

Esperamos que estos consejos te sean de utilidad y te permitan seguir construyendo mejores comunidades.  

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Inquilinos y propiedad horizontal. Segunda parte

En la presente entrega continuaremos analizando algunas de las preguntas más frecuentes que se originan a partir de la relación de inquilinato en inmuebles bajo el régimen de propiedad horizontal.

¿Qué obligaciones tengo para con el condominio antes de dar en arriendo mi casa/departamento? El copropietario arrendador (dueño de casa) debe tener claro que antes de dar en arriendo su bien exclusivo (casa, departamento, oficina, local, etc.) debe cumplir con lo definido en el Art. 12 literal k) del Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal, es decir, obtener una certificación emitida por la administración del condominio que diga que se encuentra al día en el pago de sus obligaciones condominiales; en otras palabras, que no tiene deudas pendientes por concepto de expensas ordinarias, extraordinarias, multas, entre otros.

Asimismo, el Art. 20 literal h) de la norma citada anteriormente señala que es obligación del copropietario introducir en el contrato de arrendamiento una cláusula especial que diga que el arrendatario conoce y se somete expresamente al reglamento interno de copropiedad; conoce el valor de las expensas ordinarias y extraordinarias; y, conoce las normas y resoluciones generales anteriormente tomadas por la Asamblea General de Copropietarios y por los demás órganos de administración que conformen el condominio.

¿Puede la Administración negarle el uso de los bienes comunes a los arrendatarios o tratarlos de forma diferente? No. Los arrendatarios son parte de la vida del condominio y no debería existir ninguna discriminación en el uso de los bienes comunes. La única causal que puede limitar el uso de los bienes comunes es la mora en el pago de las expensas, la cual es aplicable tanto para copropietarios como usuarios a cualquier título.

¿Qué se debe considerar al momento de mudarse hacia una casa/departamento/local en condominio? Según lo dispuesto en la Disposición General Primera de la norma citada, para que la Administración autorice la mudanza hacia un bien sometido al régimen de propiedad horizontal es requisito indispensable que el copropietario demuestre que no existen obligaciones pendientes para con el condominio.

Como hemos podido ver, la relación entre arrendadores e inquilinos no solo se basa en los acuerdos que estos hayan pactado. La propiedad horizontal tiene regulaciones específicas sobre este tema y es necesario que los copropietarios, arrendatarios y administradores las conozcan para velar por una convivencia armónica entre vecinos.