Además de las obligaciones y actividades propias de todos los meses, enero suele ser tener un nivel de exigencia adicional porque es muy común que en estas fechas los administradores y directivos comiencen a preparar todo para su asamblea general ordinaria de copropietarios.
Pese a que legalmente la asamblea ordinaria puede realizarse dentro de los tres primeros meses del año, hacerlo cuanto antes siempre será mejor. Por ello, para que tu sesión ordinaria sea un éxito, sigue estos consejos:
- Asamblea organizada, asamblea exitosa. Hay asambleas que duran 3 o 4 horas y que no llegan a ningún acuerdo. Asimismo, hay otras que duran 30 minutos y se resuelve todo el orden del día. Si bien pueden existir elementos no previstos en cada caso, un factor determinante para lograr la eficiencia en estas sesiones es la organización. Con ello no nos estamos refiriendo a los aspectos logísticos mínimos como la convocatoria y la preparación de la sala comunal, si no a la debida anticipación para la elaboración y difusión de informes, presupuestos, balances y demás documentos que los copropietarios deben conocer. Es ineficiente, e incluso poco estratégico, que en la misma sesión se presente por primera vez el presupuesto y el informe de labores sobre los que los copropietarios tendrán que decidir en ese momento. Si eres administrador, envía con suficiente anticipación estos documentos para que puedas obtener la retroalimentación de los condóminos y llegar a la sesión con documentos conocidos y depurados.
- Si no está escrito, no existe. Como administrador debes respaldar cada una de tus acciones y decisiones, por ello ten a mano los justificativos de los pagos, proformas, informes técnicos y de garantías, para poder responder a las preguntas de los copropietarios. Los condóminos pueden confiar en ti, pero basta que una vez no presentes respaldos reales de tus cuentas para que tu credibilidad y profesionalismo queden en tela de duda.
- Ser bueno y parecer bueno. Puedes ser un excelente administrador, pero si los copropietarios no conocen todo lo que se ha hecho en el año, no van a mocionar (o respaldar) tu reelección. Informa periódicamente tus actividades y, al final de año, prepara un informe consolidado y objetivos de tu labor. Recuerda que más que por un carisma desbordante, un administrador es valorado por su eficacia y honestidad.
- El presidente debe presidir. Aunque a primera vista parezca una verdad de Perogrullo, en la práctica sucede muy a menudo que el presidente de la asamblea no la preside. Con ello nos referimos a que no lidera la sesión ni hace que se respete el orden del día. La labor del presidente es vital para un correcto desarrollo de la sesión, pues vela que los puntos sean debidamente tratados y que la decisión de los copropietarios sea instrumentada a partir de un proceso democrático diligente, objetivo y transparente.
Toma en cuenta estos consejos para que tu asamblea sea un éxito y puedas llegar a acuerdos inteligentes con los copropietarios.
Autor:
Abg. Jonathan Gómez P.
Coordinador de producto