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¿Cómo mediar un conflicto entre vecinos dentro de un condominio?

Según el Capítulo VIII del Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal, salvo los procedimientos específicos detallados en la norma de la materia, cualquier controversia que surja entre los copropietarios o usuarios de condominio pueden ser sometidos a un procedimiento conciliatorio verbal, breve y sumario, ante uno de los órganos de administración del condominio.

Siendo el administrador del condominio uno de los órganos, es necesario que quien ejerza esta función esté claro del papel que desempeñaría como promotor de acuerdos y de la resolución de conflictos vecinales.

Con este antecedente y, a propósito de la coyuntura que vive el país, revisemos algunos consejos para resolver un conflicto de manera eficaz y sostenible.

Dialogar es la base, pero no lo es todo: Partamos de que dialogar no es exponer mis caprichos y escuchar los caprichos del otro. Esta recurrente confusión es la causante del escalamiento del conflicto y de posiciones cada vez más cerradas.

En estos días hemos escuchado tantas veces la palabra “diálogo” que resuena en nuestras cabezas como un mantra. Desde todos los sectores se habla del diálogo y se lo pondera como una solución, cuasi mágica, a problemas estructurales cuya real cura necesita más que una mesa, dos sillas y buena voluntad. Cuando se trata de resolver un conflicto, dialogar deja de ser una acción concreta y se vuelve un proceso complejo y sistemático orientado a explorar opciones factibles y racionales que satisfagan las necesidades de las partes. Por ello, el sentarse en una mesa debe ser el resultado de acciones previas inteligentemente guiadas para llegar a presentar una propuesta que construya valor, confiando que la otra parte hará lo propio.

Preparar el terreno de la mediación: Antes de dialogar debemos haber preparado el terreno para que esto sea efectivo. Compromisos de dar, hacer o no hacer pueden ser los primeros actos de buena fe que se deben cumplir antes de llegar a una mesa. No asumamos que solo por el hecho de ponerse frente a frente las partes en conflicto van a solucionar sus problemas. Estas deben haberse demostrado mutuamente que tienen la intención de solucionar sus problemas y que están dispuestas a trabajar por ello.

No comprometas tu probidad como mediador: Si vas a intervenir como mediador debes cuidar que acciones sean, y se vean, siempre en beneficio del acuerdo y no solo de una de las partes.

La base de todo buen acuerdo es la confianza: Tanto entre las partes, como de las partes hacia el mediador, la confianza es la piedra angular sobre la que se construye un acuerdo. Si ya existe, cuídala. Si no, constrúyela. Recuerda que las partes no van a mediar entre ellas sin saber que pueden confiar la una en la otra. De igual forma, las partes en conflicto no permitirán que tú sigas mediando el conflicto si perciben un sesgo o mala fe de tu parte.

El mediar en un conflicto vecinal deber ser asumido con mucha responsabilidad y cuidado. Ten en cuenta que la calidad de vida de tus vecinos está en juego. 

 

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Acciones para fomentar una buena convivencia

Las relaciones sociales y, dentro de ellas, las relaciones vecinales constituyen uno de los aspectos que más inciden en la calidad de vida de las personas. Los ambientes en los que nos desenvolvemos, así como las personas con quienes compartimos nuestro tiempo y nuestros espacios influyen positiva o negativamente en el desarrollo de nuestras actividades y, en muchos casos, determinan la satisfacción que sentimos respecto a la vida.

Fuera de los ambientes laborales, nuestra casa o departamento es el espacio en el que mayor tiempo pasamos y nuestros vecinos son las personas con quienes, nos guste o no, compartimos el día a día. Por esta razón, lograr mantener una convivencia saludable dentro de los condominios y conjuntos habitacionales resulta fundamental para contribuir a mejorar nuestra calidad de vida.

Alineados a nuestro propósito de construir comunidad alrededor de la vivienda y con el objetivo de contribuir a lograr espacios de sana convivencia, desde Fundación Bien-Estar en esta ocasión te presentamos algunas recomendaciones para fomentar una buena convivencia vecinal:

Participa en las actividades condominiales, como reuniones, asambleas, mingas o actos sociales y culturales. Estos espacios promueven la interacción entre vecinos y permiten conocer a las personas con quienes convives. Estrechar los lazos vecinales, a su vez, genera empatía entre las personas, facilita la resolución de posibles conflictos y promueve espacios más seguros para todos.

Informa con anticipación sobre las actividades que vayas a realizar y que puedan afectar a tus vecinos de alguna manera. Tales como: obras de remodelación o reuniones en las que causarás ruido.

Modera los ruidos y evita la contaminación sonora innecesaria. Toma en cuenta que dentro de tu condominio viven personas mayores o enfermas y niños pequeños que necesitan descansar.

Sé responsable con la tenencia de tus mascotas. Los animalitos llegan a formar parte de la familia y su educación y buen comportamiento son de tu absoluta responsabilidad. Enséñales a no hacer ruido, recoge sus desechos y paséalos siempre con correa para evitar accidentes o molestias a otras personas de tu condominio.

Cuida las áreas comunales de tu edificio o conjunto habitacional. Recuerda que estos espacios son de todos y, por tanto, además del derecho a utilizarlos, también compartes la responsabilidad de mantenerlos.

Practica buenos modales y la amabilidad con todos tus vecinos, en especial con las personas de la tercera edad y con quienes posean alguna discapacidad. Sé un buen vecino y mantente siempre dispuesto a colaborar y prestar ayuda a quien lo necesite.

Paga puntualmente las expensas y cuotas establecidas en tu edificio o conjunto habitacional. El pago puntual de estos rubros permite a la Administración desempeñar su trabajo para el buen funcionamiento de todo el condominio.

Involúcrate en las actividades condominiales, colabora con la directiva y administración, propón alternativas de solución a los problemas existentes y, en general, mantente atendo y dispuesto a colaborar para contribuir al buen desempeño de la vida en el condominio.

El cumplimiento de estas sencillas pero importantes acciones promueven el desarrollo de relaciones saludables entre vecinos y facilitan la buena convivencia dentro de los conjuntos habitacionales o condominios. Recuerda que al vivir bajo el régimen de propiedad horizontal compartes derechos, pero también obligaciones y lograr espacios de buena vecindad es responsabilidad de todos los copropietarios.

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¿Por qué es importante participar en las actividades del condominio?

La convivencia en un condominio puede resultar una experiencia grata y enriquecedora para las personas que habitan bajo este régimen o, por el contrario, puede convertirse en un problema que afecte a la calidad de vida de muchos vecinos. Por esta razón, es indispensable que tanto la administración y/o directiva del edificio o conjunto habitacional, como sus habitantes, establezcan, cumplan y hagan cumplir normas claras que regulen la vida dentro del condominio. Para que estas normas sean respetadas por todos es necesario que las personas que conviven en estos espacios participen activamente de las decisiones y actividades condominiales, pues esto les permitirá sentirse más involucradas y motivadas para desarrollar y mantener una convivencia saludable con sus vecinos.

Con el objetivo de animarte a vincularte más con tu condominio, a continuación te presentamos algunas razones por las que tu activa participación es importante:

 

  • Desarrolla apropiación del espacio. Todo condominio tiene espacios comunes que pueden ser disfrutados por sus copropietarios. Sin embargo, para que estos espacios se mantengan en óptimas condiciones es necesaria la colaboración de todos. Si te sumas a las jornadas de limpieza y adecuación de estos espacios, te sentirás más comprometido con su mantenimiento.

 

  • Consolida relaciones vecinales. Tanto si has invertido en comprar un inmueble bajo el régimen de propiedad horizontal, como si arriendas uno, tus vecinos pasarán a formar parte del día a día de tu vida. Por esta razón es importante mantener con ellos las mejores relaciones posibles y los espacios para desarrollar y consolidar estas son las actividades comunitarias organizadas en el condominio. Conocer a las personas con las que compartes un espacio común te permitirá desarrollar empatía hacia ellas y quizá incluso duraderas amistades. Esto a su vez, facilitará la convivencia y el correcto funcionamiento del condominio.

 

  • Permite proponer soluciones. Muchos de los problemas condominiales podrían evitarse o solucionarse mediante la oportuna participación de sus habitantes, quienes pueden proponer ideas o incluso contar con los medios o contactos que permitan solucionar con eficiencia los inconvenientes o conflictos existentes.

 

  • Controla la administración. La mejor manera de velar por tus intereses y cuidar tu inversión es mantenerte al tanto del trabajo realizado por la administración de tu condominio. De esta manera, estarás informado sobre los movimientos financieros, el déficit o superávit existente y las posibles acciones a emprender en ambos casos.

 

  • Desarrolla acuerdos. Muchos de los conflictos entre vecinos podrían evitarse si en los espacios de participación, como asambleas o mingas, los vecinos exponen sus criterios y llegan a acuerdos en un ambiente más distendido y amigable.

 

  • La unión hace la fuerza. Los recursos económicos que maneja el condominio son limitados y no siempre son suficientes para cumplir con las aspiraciones de los condóminos. Sin embargo, la correcta organización entre vecinos puede suplir esas deficiencias y lograr resultados positivos. Por ejemplo, una comunidad organizada y participativa puede generar presión para lograr atención de entidades públicas y/o privadas, en el caso de necesitarlo; en otro caso, puede permitir la consecución de objetivos que el presupuesto del condominio no avanza a cubrir, como por ejemplo realizando alguna actividad solidaria (venta de artículos donados, rifas, venta de comida) que ayude a pagar la pintura y adecentamiento de los espacios comunes.

 

  • Construye espacios seguros. Tanto si el condominio cuenta con personal de seguridad privada, como si no, la activa participación de los vecinos y su organización comunitaria genera espacios más seguros para todos. De esta manera si tus hijos salen a jugar en las áreas comunes puedes tener la tranquilidad de saber que los vecinos más cercanos están atentos en caso de cualquier accidente o peligro. De la misma manera, si un vecino viaja y su casa o departamento queda vacío, tú estarás pendiente para evitar cualquier incidente en ausencia de tus vecinos.

 

Recuerda que una buena vecindad depende de lo que estás dispuesto a hacer a favor de tus vecinos. Si quieres tener una vida mejor en tu condominio, síguenos para más consejos. 

Elaborado por: Abg. Jonathan Gómez – Coordinador de producto

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¿Cómo redactar un acta de sesión de asamblea de copropietarios?

Es muy común que la mayoría de los esfuerzos de administradores y directivos estén centrados en convocar y llevar a cabo una sesión de asamblea. Sin embargo, todo el trabajo empleado puede verse opacado si al momento de redactar la respectiva acta pasamos por alto formalidades importantes. Si quieres mejorar el contenido de tus actas, sigue estas recomendaciones:

 

  • La verdad y nada más que la verdad. Aunque esto puede estar sobrentendido, las actas son la reducción a texto de lo que se dijo y/o se hizo en una sesión. Es decir, no se puede cambiar, añadir u omitir algo distinto a lo que realmente ocurrió. Recuerda que el acta no debe interpretar, mejorar o corregir, solo debe dejar constancia de lo que ocurrió y que fue relevante para el desarrollo de la sesión.
  • Incluye solo lo justo y necesario. Es frecuente que algunas de las intervenciones de los copropietarios dentro de las asambleas sean para expresar experiencias personales, malestares o anécdotas, que no tienen relación o no aportan al desarrollo del punto del orden del día. Cuando esto ocurra, no te desgastes transcribiendo con lujo de detalle dichas intervenciones. Recuerda que el acta recoge aquello que expresamente se solicita que conste en actas, lo medular de las exposiciones relacionadas a los puntos del orden del día y las resoluciones.
  • Apóyate en los anexos. Si dentro de los puntos del orden del día se tiene que presentar un informe, un balance o dar lectura a la correspondencia recibida, no transcribas este contenido al acta. En su lugar enlista lo más importante y señala que el contenido íntegro de dicho documento consta como anexo habilitante del acta. No olvides enumerar cada uno de los anexos.
  • Identifica claramente lo que se resolvió. El acta debe ser un documento de fácil lectura que le permita a cualquier persona entender qué se trató en la sesión de asamblea, y principalmente, qué fue lo que se resolvió. Para ello, es recomendable que la resolución adoptada esté escrita de tal forma que su ejecución y cumplimiento no estén sujetos a interpretaciones.
  • Cumple con las formalidades. Las actas de las sesiones de asamblea deben ser firmadas por el presidente y el secretario. Asimismo, debe constar la fecha de celebración y la hora a la que inicia y termina la sesión. Sin perjuicio de estos requisitos, el registro de asistencia de los copropietarios es parte integrante del acta.
  • Las actas son para siempre. Las actas del condominio recogen su historia, por ello deben ser archivadas con prolijidad. El encargado de tener las actas a su cargo, y bajo su responsabilidad, es el administrador.

Recuerda que las actas registran las decisiones de un condominio y que todos los copropietarios deben conocer su contenido. Ningún acta es secreta ni puede ser solo de conocimiento de algunos copropietarios.

Abg. Jonathan Gómez

 

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Inquilinos y propiedad horizontal. Segunda parte

En la presente entrega continuaremos analizando algunas de las preguntas más frecuentes que se originan a partir de la relación de inquilinato en inmuebles bajo el régimen de propiedad horizontal.

¿Qué obligaciones tengo para con el condominio antes de dar en arriendo mi casa/departamento? El copropietario arrendador (dueño de casa) debe tener claro que antes de dar en arriendo su bien exclusivo (casa, departamento, oficina, local, etc.) debe cumplir con lo definido en el Art. 12 literal k) del Reglamento General de la Ley de Propiedad Horizontal, es decir, obtener una certificación emitida por la administración del condominio que diga que se encuentra al día en el pago de sus obligaciones condominiales; en otras palabras, que no tiene deudas pendientes por concepto de expensas ordinarias, extraordinarias, multas, entre otros.

Asimismo, el Art. 20 literal h) de la norma citada anteriormente señala que es obligación del copropietario introducir en el contrato de arrendamiento una cláusula especial que diga que el arrendatario conoce y se somete expresamente al reglamento interno de copropiedad; conoce el valor de las expensas ordinarias y extraordinarias; y, conoce las normas y resoluciones generales anteriormente tomadas por la Asamblea General de Copropietarios y por los demás órganos de administración que conformen el condominio.

¿Puede la Administración negarle el uso de los bienes comunes a los arrendatarios o tratarlos de forma diferente? No. Los arrendatarios son parte de la vida del condominio y no debería existir ninguna discriminación en el uso de los bienes comunes. La única causal que puede limitar el uso de los bienes comunes es la mora en el pago de las expensas, la cual es aplicable tanto para copropietarios como usuarios a cualquier título.

¿Qué se debe considerar al momento de mudarse hacia una casa/departamento/local en condominio? Según lo dispuesto en la Disposición General Primera de la norma citada, para que la Administración autorice la mudanza hacia un bien sometido al régimen de propiedad horizontal es requisito indispensable que el copropietario demuestre que no existen obligaciones pendientes para con el condominio.

Como hemos podido ver, la relación entre arrendadores e inquilinos no solo se basa en los acuerdos que estos hayan pactado. La propiedad horizontal tiene regulaciones específicas sobre este tema y es necesario que los copropietarios, arrendatarios y administradores las conozcan para velar por una convivencia armónica entre vecinos. 

 

 

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Conflictos y negociación dentro de los condominios. Parte 2

Como pudimos ver en el artículo anterior, los conflictos dentro del condominio necesitan de una gestión sea oportuna, objetiva y eficiente. A continuación, veremos más consejos para emplearlos en nuestro condominio:

  • Aprende a manejar el tiempo. Un elemento clave para la acertada gestión de conflictos es el factor tiempo. Si bien estos deben ser atendidos rápidamente, esto no quiere decir que se tiene que sacrificar prudencia por oportunidad. El administrador deberá identificar el mejor momento para hacer el primer abordaje y establecer con las partes los pasos subsiguientes para encontrar una solución al problema. Recuerda, el resolver un conflicto de forma apresurada puede darte un resultado contraproducente.

  • Menos es más. Si bien esta frase originalmente fue acuñada para la arquitectura (Mies van der Rohe), vamos a usarla para señalar que mientras más sencilla es la solución, mejor es su aplicación y resultado. Asimismo, con esta frase nos referimos a que debemos evitar a toda costa incluir más actores, más “gestiones”, más reuniones de las estrictamente necesarias. Mientras más simple mantengamos el escenario, más claras serán nuestras propuestas de solución.

  • Nada es personal. Si llegamos a quitarle la carga personal (emocional) al conflicto, seguramente conseguiremos una mejor solución en mucho menos tiempo. Para ello, es necesario que identifiquemos claramente la necesidad o afectación y que trabajemos en la forma de satisfacerla o remediarla sin llegar centrarnos únicamente en el responsable. Trabajar sobre los hechos y no sobre los “culpables” nos ayuda a no perder de vista lo que realmente buscamos. De igual forma, evita que nos distraigamos de nuestro objetivo por dejarnos llevar por revanchas o venganzas que no solucionan nada.

Los conflictos son inherentes a la vida en condominio y no hay una fórmula mágica que los evite o solucione inmediatamente. Una eficiente gestión de los conflictos influye directamente en la calidad de vida de la comunidad y en la forma de organización de los vecinos, por ello, no descuides tus habilidades blandas y mejora tu forma de resolver los problemas dentro de tu condominio.

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Conflictos y negociación dentro de los condominios. Parte 1

Además de conocer los derechos y obligaciones que tiene dentro del inmueble bajo el régimen de propiedad horizontal, cada vecino debe armarse de paciencia y objetividad para manejar los distintos conflictos que se originan día a día en el condominio.

Como es sabido, los conflictos pueden ser oportunidades para mejorar las relaciones entre vecinos. Sin embargo, si estos no son manejados oportuna y adecuadamente, pueden generar serias afectaciones en la organización comunitaria. Sin el ánimo de romantizar al conflicto y de verlo como algo siempre positivo, es necesario comenzar a perderle el miedo y aprender a gestionarlo eficientemente para cuidar la sana convivencia y las relaciones vecinales.

Si eres administrador y quieres tener más herramientas para manejar un conflicto dentro de tu condominio, sigue los siguientes consejos:

  • No todo es negociable. Muchos vecinos emplean “estrategias de negociación” tan cuestionables que rayan en el abuso. Por ejemplo, condicionar el pago de la expensa al cumplimiento de tal o cual demanda, o, buscar que se extinga la totalidad de las obligaciones por el cumplimiento de solo una parte de ellas. Estos planteamientos, bastante comunes en los condominios, no pueden ser considerados en una negociación. Recordemos que las obligaciones establecidas en la ley no quedan a discreción del copropietario.

  • Relaciones por sobre acuerdos. Las negociaciones que llevamos a cabo dentro del condominio deben procurar obtener como resultado un alto nivel de satisfacción entre las partes y, sobre todo, cuidar que las relaciones entre estas no se vean afectadas. Más allá de conseguir un acuerdo que resuelva un problema de forma inmediata, es preciso evitar a toda costa que una de las partes se vea beneficiada a costa de la otra. Además de provocar insatisfacción en la parte afectada, la imagen del administrador quedará debilitada y susceptible a más reclamos y conflictos.

  • Verificación de fuentes y objetividad. Los administradores, al momento de gestionar un conflicto, no deben usar la información que han recibido de fuentes cuestionables como chismes y rumores. Para conocer los hechos, el administrador deberá acudir a cada una de las partes y obtener la información que necesita para poder construir, con los propios interesados, posibles soluciones al conflicto. Una vez que cuente con las dos versiones, deberá despojarse de estereotipos y sesgos y hará su mayor esfuerzo para crear un acuerdo sostenible y de beneficio mutuo.

En la siguiente publicación seguiremos con más consejos para manejar los conflictos dentro de un condominio.